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概览

    北京设计院办公自动化系统是国家科委批准，国内首家设计院行业 CIMS 试点项目 BDI-CIMS 应用示范工程中，综合信息支撑环境的重要组成部分，并获中 国石化集团公司、建设部优秀设计软件一等奖。该系统已于 1998年 9月 19日正式通过北京设计院科学技术委员会鉴定并投入运行。


业务需求: 由于以往的一些事务处理系统，多是部门级的应用，各自为政，标准不统一，数据不一致，难于集成。部门间的信息传递和工作交接需人工进行，易造成差错，上、 下级部分之间工作难以协调，沟通及监控、信息与工作过程分离，不能及时记录，反映工作状态，领导无法及时、准确地掌握项目实施情况

解决方案: 系统的应用开发平台采用世界上优秀的硬件和通讯处理软件产品--Lotus Notes /Domino。它作为先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统，提供了工作流自动化、标准的 Web 服务以及应用和开发环境。满足多媒体文档处理，跨地 域的工作组之间的协作和数据共享，不同层次的安全级别，全文检索，面向 Notes 客户机及 Web 流览器的应用、开发，多种层次的开发工具，优秀的主流关系 型数据库系统集成能力。

收益: 系统经过一年多运行，办公效率及资源利用率明显提高，大大推动了北京设计院设计、生产、咨询服务诸方面的工作。可以说"BDI办公自动化系统"已经成为全院信息交换、数据共享、文件发布及日常办公必不可少的工具之一。



背景介绍 

    二十一世纪是知识经济的时代，信息与知识是企业不断发展壮大所 必须的重要资源。由于以往的一些事务处理系统，多是部门级的应用，各自为政，标准不统一，数据不一致，难于集成。部门间的信息传递和工作交接需人工进行， 易造成差错，上、下级部分之间工作难以协调，沟通及监控、信息与工作过程分离，不能及时记录，反映工作状态，领导无法及时、准确地掌握项目实施情况。 就是在这样背景下，北京设计院决定建立企业级的新一代办公自动化系统。系统的应用开发平台采用世界上优秀的硬件和通讯处理软件产品--Lotus Notes /Domino。它作为先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统，提供了工作流自动化、标准的 Web 服务以及应用和开发环境。满足多媒体文档处理，跨地 域的工作组之间的协作和数据共享，不同层次的安全级别，全文检索，面向 Notes 客户机及 Web 流览器的应用、开发，多种层次的开发工具，优秀的主流关系 型数据库系统集成能力。 

    BDI在Domino/Notes系统上的成果 
    BDI-CIMS应用示范工程 
    BDI办公自动化与信息化系统 
    北京市市政工程设计院办公自动化系统 
     辽河油田设计院办公自动化系统 
    兰州石化设计院办公自动化系统 
    齐鲁石化设计院办公自动化系统 
    工程设计档案管理系统



概述 

    北京设计院办公自动化系统是国家科委批准，国内首家设计院行业CIMS试点项目BDI-CIMS应用示范工程中，综合信息支撑环境的重要组成部分，并获中 国石化集团公司、建设部优秀设计软件一等奖。该系统已于1998年9月19日正式通过北京设计院科学技术委员会鉴定并投入运行。 

    我们不仅仅将这样一套系统定位于一个内部办公自动化系统，而是将它设计为服务于我院的全员信息化系统。我们将 Lotus 的系列产品-- Domino/Notes、LEI、Domino.Doc、Sametime、Quickplace 完美统一于我院的项目管理等各方面业务需求。 

    我院对NOTES的使用是围绕着项目管理相关内容进行，首先利用P3软件建立项目规划和进度安排，这其中包含许多工作进度安排的信息，保存在后台 ORACLE 数据库内，为了能够将这些数据在 NOTES 内部转化为工作流程，我们首先使用 Lotus LEI 来进行数据同步；然后，根据P3关系型数据库的内部表结构进行NOTES 开发，使其可以按预先规定的工作前后续和工作日程安排来实现设计、校对、审 核等工作流。而在工作流中产生的大量的设计文件，则通过程序调用Domino.Doc API 保存到后台的 Doc 文件柜中去，根据项目大小不一且管理人员流动性很大的特点，我们根据年度建立文档库，根据项目建立文件柜，而根据专业建立各自文 件夹，文件标题既是工作包。 

    通过以上的方法，使用户即可在工作流当中通过点击按钮，自动读取和写入 Domino.Doc 中，也可通过权限控制使用 Domino.Doc 的桌面激活器来 存取文档。使得使用方法更加灵活。而项目内部各专业之间的协调问题一直影响着项目的进度，我们通过使用 Lotus Sametime 中的电子白板实现在网络上协同工作，多个专业可在一个讨论区内对一张图纸进行审核和会签，从而提高了项目的运转效率。 

    在我们承接的国外项目中，许多项目需要产生大量的审批文件供业主和供货商审核和参考，为了简化通讯方式，我们希望在 WEB 上对文档进行发布，而维护WEB 站点不仅需要时间和财力，维护起来也比较吃力，基于以上考虑，我们使用 Lotus QuickPlace 来构建 WEB 发布平台，一般用户就可经过简单的培训，将审核文件及时发布在英特网上。 

    从项目对人力资源的培训角度来将，根据项目人员流动性大，不便进行集体培训的特点，我们使用 Lotus LearningSpace 来进行远程教学，用户可根据自己的时间安排，动态控制学习进度。并且可以及时在计算机上进行练习，从而及时巩固培训成果，节省了大量的时间用于设计工作中。

系统结构 

    系统采用多层体系结构强调数据流转中心的作用，利用 Notespump （ Notes Connection 连接件 ）与 BDI 其它信息系统连接，实现信息抽取和数据重新定向（ Internet、图档管理系统、考勤管理系统等 ），建立一个 BDI 内、外信息互相交流的信息平台。 


    "信息存贮、流转中心层（ DSTC ）与 BDI 传统的基于关系型数据库的信息系统相连，通过 Notes Connection 连接件（ Notespump,DECS,LEI ）进行数据同步，它不仅包含着 OA 系统联机操作的各种非结构化多媒体信息，还包含了一组实时的与 BDI 信息系统一致的，而且是面向特定主题的数据。 

    "应用服务层"将 DSTC 的数据转换成各种可视化的信息以各种不同的方式提供给客户端，并且处理客户端不同的事务处理请求。 

    "客户层"提供 Lotus Notes 客户端以及 Web 浏览器，利用 TCP/IP、SPX、 HTTP 或 Notes/RPC 技术与应用服务的相连，得到各种文本、表格、文件、图片，保存各种业务信息。 

    应用服务器还将与 BDI 的门户站点连接，以形成到对Web站点的动态管理。

使用反馈 

    "BDI 办公自动化系统"于 1998.7.1开始试运行，1998.10.19通过北京设计院科学技术委员会鉴定并正式投入使用。目前系统运行情况稳定、 可靠，每天平均系统使用 2000 人次，处理事务 150000个。全院 90%以上人员在该平台上工作，对外 Internet 邮件 500件/天。使用该系统的 用户，跨越了地域的限制，相互之间可以迅速、及时地传递信息，实现高效率地工作协同与交流，通过交互式的讨论，可获得同行的经验与思路，节约了工作时间， 提高了工作效率，工作人员从琐碎的办公事务中解脱出来，把精力集中于更能体现个人创造力方面。系统经过一年多运行，办公效率及资源利用率明显提高，大大推 动了北京设计院设计、生产、咨询服务诸方面的工作。可以说"BDI 办公自动化系统"已经成为全院信息交换、数据共享、文件发布及日常办公必不可少的工具之 一。

运行环境 

    操作系统平台为 IBM AS/400上的 OS/400 4.4。系统的应用开发平台采用世界上优秀的硬件和通讯处理软件产品--Lotus Notes /Domino R5，Domino.Doc，Sametime，Learningspace，Notes LEI，Notes SQL，Fax Server，Notes Component。数据库选用 ORACLE 8i。