涂料业行业信息化概况

    涂料业，国内企业大都规模不大，中小企业占绝大数，管理人员的人数一般在20－60人之间，而业务流转、内部管理的流量随着企业不断发展却日益增多，需要现代管理手段、信息化技术来支撑、提高企业管理能力，以科学的管理模式来促进企业业务水平、行政管理的全面改善与提升。

    上海雅达特种涂料有限公司是集研发、制造、销售、服务为一体的高新技术企业。产品涉及室内健康涂料、外墙涂料、外墙外保温系统等。通过与国际著名企业技术合作、引进关键技术、关键原料，结合中国建筑及气候特点，致立于研制市场引导型的高科技涂料产品，在许多重大工程项目中具有良好的业绩。

    雅达公司现有行政、生产、研发、销售及市场几个细分部门，同时在上海有两个办公场所，去年又新增了北京办事处，管理人员的人数在30人左右，人力、生产、业务等管理都需要强效、科学的信息化管理手段。

    雅达使用“商务领航”前存在的问题

    雅达公司规模不大，但麻雀虽小，五脏俱全，组织机构日益增加，业务数据繁杂了，中间环节众也多，尤其是随着雅达市场逐步走向全国，业务范围不断扩大，在北京、上海、厦门等地增加办事机构，企业面临着沟通不畅，信息无法及时获得，资源和资源之间各自为政，异地办公遇到很大的问题；同时雅达公文和会议日益增多，管理效率难于赶上市场发展需要，业务难以统一、协调等现状、问题，企业老总也对企业经营管理过程的掌控日显疲态。

    一直渴望把自己企业做强做大的雅达老总对信息化的渴求是一日俱增。然而一个管理软件项目动辄少则十几万元，多则几十上百万元，对它们这样规模不大、资金有限的中小企业，信息化困难不小。

    在传统的信息化建设，高昂的成本、庞大资金项目、各实施单位复杂多变、执行难度大，一度使国内中小企业信息化建设难尽人意。因此中小涂料企业迫切需要一种针对中小企业现状、适应中小企业经营特点的全新信息化营运模式。

    鉴于企业实际情况，雅达公司一直在寻找合身合体、适合企业营运特点的管理软件，积极推进企业内部进行信息化建设。但是信息化门类很多，有ERP、CRM、SCM，还有OA等等，雅达公司要从哪一项信息化入手，走上一条非常好的信息化之路?经过多次会议与论证，雅达公司决定采用目前应用最基础、最普遍也是最有成效的协同OA办公平台开始。

    作为传统的制造企业，当初雅达在选型初期，主要考虑了合强软件、红帆软件、金和软件的套装OA产品，并没有将基于ASP模式的商务领航OA产品列入考虑范围之内。

    2006年9月，在上海一次“百家万户e体验活动”的大型推广活动中，一种专门针对中小企业的办公自动化应用需求和ASP模式开发、由上海电信与软件商合作运营的商务领航ASP协同办公系统映入了雅达视线。

    该系统产品化程度高，通用化强，不做定制不用实施，应用该系统平台，企业只须每月向运营商支付少量费用租用帐户，通过互联网接入系统即可应用，使中小企业在“小米+步枪”的基础上亦能实现信息化，这种成本低、无风险、效用大的全新信息化营运模式令雅达十分青睐。

    于是雅达公司通过反复论证，仔细比较套装产品和商务领航产品的优点，发现后者在费用、风险和实施维护上比套装OA更适合自己，优势明显，最终决定租用上海电信与合强软件合作运营的ASP协同办公系统，应用用户数40人。

    2天后，雅达办事员拨打了10000+9，说明申请商务领航OA协同办公应用意愿，下午上海电信客服经理就上门来办理，洽商协议。

    一周后，雅达贸易公司商务领航协同办公平台终于上线了。

    雅达使用“商务领航”解决了相关问题

    雅达公司商务领航合强ASP协同办公系承担两个重要的职能：一个是工具和平台层面的，让有关的数据、信息和内容快速地流动起来，以便不同地方每个组织成员获得尽可能多的信息资料支持；另一个则是有关“扁平化”组织的组织行为：让每个数据都置于有关人员的审视、稽核和相互关联的控制之下，给每个组织成员足够的发言权，让他们对自己提交的数据负责，同时便于领导决策掌控。

    雅达公司商务领航ASP协同办公系的目标是对企业办公中各项要素（人、信息、流程、文件、权限）的管理均提供有效的支持，组织机构、工作流程、文件管理体系和访问权限等均可由用户自定义， 能够很好地满足各类企业的办公自动化需求，为雅达提供一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境。具体如下：   

    使用习惯的问题：应用前，因无法确定软件的功能是否符合本公司的要求，会不会被业务员所排斥。但对这个问题，雅达老总自上线后就没有再咨询“商务领航”平台的销售人员，因为商务领航ASP协同办公系统提供了免费试用，而在试用的时候，各地业务员很快上手、驾轻就熟反应已经让老总吃了定心丸。

    价格的问题：价格问题在租用OA中完全被淡化了，因为商务领航采用租赁服务，每个月的租用费在500元以内，对雅达公司来说，几乎没有任何资金方面的前期风险；如果是按照租用时间支付的话，也没有后期的资金压力。

    维护的困难：除了支付租用费，雅达公司不需要承担任何其他的工作，就可以同时在本部和三个办事处使用这套系统。数据备份、服务器托管、软件升级、安全维护……这些想着就让人头疼等问题，上海电信商务领航ASP办公平台全包了！

    有序安排管理：公告、通知、会议安排、业务活动、文件流转等日常事务及资源调配安排均在OA中办理与通知，无需到处跑不要“先斩后奏”，方便快捷，较高提升了雅达公司办公、业务效率。

   领导监管得力：对于各个部门上报的、费用申请、出差审批、财务预算、财务报销、工作计划等重要事项，都可在OA上审批监管有效控制，而且审批透明监督有力，使员工有意识地转变工作作风提高效率，公司领导可随时查询，为科学决策提供依据。

    有效节约成本：雅达公司大部分文件实现电子化流转，节省大量办公费用，传递时间大大缩短。合强ASP协同办公平台运行后，雅达公司所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，全公司文件的用纸量、墨的消耗量、用于印刷、装订、发送文件的时间等均大幅减少，为雅达公司节省大量办公经费。

    实现知识的积累与应用：雅达公司建立了文件库和专门的文件库，将文档按不同内容、不同形式归档分类，并以电子化保存。文档库提供了便捷的检索查阅方便，形成知识积累，营造知识共享和知识创新的信息氛围。
全面掌控轻松办公

    雅达公司领导每天只要一打开OA系统，各种事情都可了如指掌，系统平台已将他每天的工作按轻重缓急安排得井然有序，可跳出平时事务的泥淖，有充沛的时间考虑雅达的重大策略、发展问题。以前，雅达公司领导在外出差多日才回来，也许文件、批文就有一大堆，紧急的签署文件有可能被耽误。而今有了OA后，领导就可以在任何时空用OA发号施令，及时批文，全面掌控。

    本来雅达公司管理人员的人数在30人左右，为了增强与经销商以及门店销售方的合作，又特加了20个用户数，使未来企业内部的信息沟通更加高效。

    雅达老总王总津津乐道地算起了他的两本账，一是经济账，二是社会账，既自从引入商务领航合强ASP协同办公系后两个最明显的变化，他说：“没想到商务领航是这么简单易行，值，值，值！”。

    一是节支降耗取得经济效益。雅达公司采用该系统简单易用，功能强大，适用性强，单就网上收发文、网上审批等无纸化办公每年就可减少各种会议费用、电话开支、办公耗材等数万元，带来明显经济效益；二是加速协同与沟通提高办公效率。无纸化办公、内部管理系统的数字化，大大提高雅达公司工作效率，加速企业内部信息的沟通，增强企业面对瞬息万变的市场的快速反应能力，使雅达公司迈上腾飞的新轨道！