成长中的顾问企业经常会遇到这样的问题：随着一项顾问工作的成长，他们经常会发现一些诸如收益管理、财务和人力资源管理占用了非常多的时间和精力，而这些时间和精力如果用在战略规划或者其他一些更能够产生效益的地方则会更好。  

    如果你面临这样的问题，把你的非核心业务外包是一个解决方法。如果决定外包，你应该认识到其中的复杂性：外包业务需要丰富的谈判技巧，关系管理的专业技术，并且需要足够的灵活性和洞察力来知道什么时候应该改变外包关系。

    在这篇文章中，我们将要讨论如何选择外包的内容，如何选择供应商，和怎样保持一个能够使你的组织和外部供应商都得益的高效的外包关系。

    核心能力与业务功能

    Lorrie Scardino，一个Gartner的分析家认为：做为第一步，你应该确认你所在的公司的核心能力以及更适合一家外部公司来处理的业务功能。

    “把那些和‘你是谁’以及‘你在市场上是什么’有关的业务保留在企业内部，” Scardino说。比如说，市场是你们公司的核心能力，而你可能希望把诸如公共关系或者市场调查之类的支持工作外包出去。

    比如说，Getronics，一家IT咨询公司，它在阿姆斯特丹和Billerica,都有办公室，就聘请了Fidelity来管理它的员工401K计划。

   “如果我们自己来做这些工作，将不能够达到Fidelity现在所完成的水平，” Wayne Ogg，Getronics主管人力资源的副总裁表示。

    Fidelity的外包服务对员工进行401K计划的培训并且使他们能够分享自己的所得。Fidelity还对未参加者进行调查并和这些员工进行一些交流活动，Ogg表示。

    他还表示“我从来不能够这样完成类似的培训，并且坚持一年的时间。”

    Ogg 表示：Getronics还把它的健康和福利管理外包给了Synhrgy。因为他们提供了明确的收益计划。而在此之前，Getronics向员工们提供关于四种健康计划的文字资料，冗长复杂的文字资料使得员工们非常厌烦。

    Synhrgy，另一方面，提供在线注册，和一个回答员工问题的服务中心，以及诸如健康保险费用评估之类的工具以帮助员工选择最适合他们医疗状况和经济条件的方式。

    外包使Getronics节省了使员工了解不同的健康计划的培训支出。Synhrgy对于新的和健康计划有关的法律非常了解，并且管理着在线注册和申报程序。

    Ogg 表示“虽然外包需要不少开销，但是我们相信回报也是巨大的，因为公司不必再为了工具和培训做大量的投资。”

    Gartner的Scardino认为，公司的核心业务也可以进行外包。

    “如果你的商业核心需要对于市场状况变化做出快速反应，那么你就需要找一个记录良好的服务供应商签定一个灵活的合同，它应该可以根据商业需要变化而改变合同。” Scardino表示。
 
    发现合适的外包伙伴  

    当你确认了你想要外包的业务，下一步就是寻找合适的供应商。你如何缩小你的选择范围来找到一个符合你需要的出名的供应商？

    Scardino提供了如下一些建议：

    要求供应商提供他们服务的详细信息，了解他们如何操作，以及他们如何进行他们的服务。

    正式发布建议需求（request for proposal 即RFP），进行招标。

    不要轻易相信供应商提供的客户证明文件。相反，你应该通过自己对他们客户的调查了解以下问题：

    供应商其他类似规模的项目的完成情况

    他们选择服务供应商的依据是什么？他们为什么会选择现在的供应商？

    供应商选择小组里是否包括了商务，技术和财务的代表？

    有多少公司列他们自己的名单，他们如果缩小范围并选择一家供应商？
 
    供应商是否有满足公司的商业需要？关键人物是否方便联系？

    员工的水平如何，他们接受培训的状况？

    合同管理状况如何？发票是否容易理解？供应商对合同变化的接受速度有多快（比如系统升级，用户数量的显著变化等。）

    供应商对变革的态度如何？他们是否能采用新的应用和投资新的工具和技术来为他们的客户提供更好的服务？
合同谈判

    当你选择了一家供应商之后，所有外包服务有关的协议都必须以合同的形式加以明确。这在招标的过程中就开始了。

    比如，Getronics的同Synhrgy和Fidelity的合同包括了服务的长度，响应时间，供应商的联系办法。它们还规定了附加费用的支付，争议解决和报告的要求。

    Scardino表示很多公司会使用供应商提供的合同文本而不是按照自己的需求来制作合同文本。Getronics在这个过程中采用了自己的谈判经验，并且和供应商使用自己和客户使用的同样的合同文本。

    比如，外包公司通常按照席位数来收费。Getronics签定的服务水平协议包括了绩效惩罚制度：如果连续三个月打不到规定的服务标准，Getronics将扣除一部分外包费用。

    Ogg 表示“这样我就成为了一个客户，而不用去管服务供应商用多少人采用什么工具来完成他们的工作。”

    Getronics的合同还规定了外包服务商产生的所有相关数据归Getronics所有。Getronics可以通过网络使用他们的帐户以及所有的数据。协议禁止外包服务商在为其他客户做市场比较时使用这些数据。

    Ogg表示；“如果我们计划更换供应商，他们必须把所有的数据，文件以及报告归还我们。”

    在同Fidelity 和Synhrgy的合同中都规定了变更工作的规模完全取决于员工数目的显著变化--比如20%或者更多。如果发生了这种情况，合同就自动要求变更。

    关系管理

    最后，当你选择了一个供应商并且签定了合同，你应该会希望和你的外包伙伴保持健康的关系。在Ogg的案例当中，这意味着有专职的员工来处理和外包供应商的关系。他提供了一些保持良好关系的常识性的建议：

    把外包关系当作一种伙伴关系

    把所有的东西写下来。

    只坚持你必须得到的东西。

    记住：你是在和供应商打交道，而不是在对奴隶说话。
   
    帮助你的供应商理解你的生意，这样他们可以更好的理解你的立场。

    同时，Scardino还强调对于外包供应商的管理和指导。她提供了如下保持双方关系正常的建议：

    确保你的员工在管理这种关系。在你的企业内指定一个员工作为沟通商业或最终用户和供应商之间的渠道。

    确认你的联系人理解整个商业流程和最终用户的需求，而不是仅仅专注于合同管理。

    管理期望。在合同刚开始执行的时候，每个月都要进行一次正式的会晤来讨论存在的问题，工作进行的情况，以及提出期望。