外包被认为是一种向企业灌输技术与人才,帮助企业管理最终用户环境的有效手段。但是进行业务外包并不是一件轻松的事情,如果处理不好,不仅不会带来预期的效益,反而会变成一场噩梦。

    一个企业要成功地实施业务外包,通常需要3个阶段。

    第一个阶段是企业的内部分析和评估。在这一阶段企业的高层管理者主要是要确定外包的需求并制定实施的策略。要从外包中获得效益,企业的最高决策层必须采取主动的态度,因为只有最高决策层才具有外包成功所必需的视角和推动变革的力量。例如在制定外包的策略时,就要考虑如下的问题:

    ● 明确企业的经营目标和外包之间的联系。

    ● 明确哪些业务领域需要外包。了解哪些业务需要外包,就像了解自己的核心竞争力一样重要,这样才能把非核心的业务外包出去,从而将企业力量聚焦于自己的核心业务。在确定了要外包的业务后,还需要收集大量的材料和数据以确定从哪些外包的业务中可以获得最快或者非常好的的投资回报。

    ● 与员工进行开诚布公的沟通。外包势必会涉及到一些员工的利益,良好的沟通可以了解到如何满足员工的一些正当要求,而员工的支持和士气对外包能否顺利实施将起到重要的作用。

    第二个阶段的任务是评估自己的需求,并选择服务的提供商。企业的领导层将听取来自内部或外部专家的意见,这支专家队伍至少要覆盖法律、人力资源、财务和要外包的业务等领域。在综合各方面的意见后,要写一份详细的书面材料,其中包括服务等级、需要解决的问题以及详尽的需求等。一份写得很好的建议书将对以后与服务商的联系,以及外包业务的获利和控制都起到非常重要的作用。

    在这一切都准备就绪后,就可以按照自己的需求去寻找最适切的厂商了。需要注意的是厂商是否真正理解了你的需求,以及它是否有足够的能力解决你的问题。除此之外外包商的财政状况也是需要考虑的重要问题。如果你对这一切条件都感到满意,那么恭喜你, 签约吧。签约也并不仅是签个名字扣个章那么简单,合同中要规定外包的价格和评测性能的尺度,还要定下服务的级别以及违规的处罚条款。

    外包的合同不同于其他,签约的双方都要显示出"双方盈利"的意向,并且要保持经常性的联系,这样才能保证合作的愉快。可以说签约阶段是实施业务外包过程中最重要的一环,因为据调查企业与外包商之间关系出现不愉快,其主要的原因就在于合同不够明确。

    第三个阶段就是外包的实施和管理阶段。作为用户在这一阶段要保持对外包业务性能的随时监测和评估,并及时与厂商交换意见。在外包实施的初期,还要注意帮助自己公司内部的员工适应这一新的做事方式。