作为一家包含采购、产品开发制造、销售和售后服务等各种职能的实业公司，深圳市新威尔电子有限公司在发展的过程中遇到了库存不清、人员扯皮以及ISO9000质量控制体系不能真正得到落实等管理难题，而正是通
过应用SAP Business One 解决方案，新威尔电子成功实现了用固化在软件中的管理流程来约束企业业务的运作，从而达到彻底有效治理公司管理难题的目的。规范化的管理流程带来了减低的生产成本和提高的工作效率，外加更准确的决策数据，使新威尔电子公司在管理水平上整体迈上一个新台阶，公司管理层开始集中精力大力拓展海外市场。
快速发展带来的管理弊病
深圳市新威尔电子有限公司是一家由IT 贸易公司转变而成的实业公司，目前主要从事电池化成、分容、检测设备的研发、生产、销售和售后服务，产品以内销为主。由于是从贸易公司转型而来，企业管理层并不具备十分完整的管理包含生产职能在内的实业企业的经验，而公司近几年来业绩逐年翻升人员增多，也使得管理层需要面对日益纷繁复杂的事务，以前积累的一些管理弊病开始成为企业快速发展的瓶颈。
比如在物料管理方面，企业缺乏对物料的统一编码，不同部门的员工对同一种物料的叫法各有不同，从而导致采购人员买错物料或买多物料的情况时有发生。而在生产和仓储方面，由于采购人员不能及时提交真实有效的数据表单，造成了库存过大，呆滞物料、重复物料很多的情况。
公司财务在月底或者季度结款时才能发现这些情况，这就给公司资源造成了一定量的浪费。“我们的很多生产物料是非常相近的，像螺丝就有几十种，在材料构成单(BOM)的管理上，以前是靠人工统计，经常统计不清，材料发到生产线一大堆，到月底盘点时才发现某样物料发多了，存在着很多问题。”新威尔电子总经理韦先生介绍道。在这种情况下，如何切实解决公司的管理弊病，寻找一种能够有效提高公司管理水平的方法就成为该公司管理层首先考虑的事。新威尔多年来一直在使用一套美国版的管理软件，能够满足一般的需求，但由于其软件系统只相当于一套进销存的财务软件，无法让采购、生产及销售等部门实现资源共享，形成了信息孤岛，公司并不能及时准确地控制物料进出和成本分析，公司各部门间难以协同工作，不能满足企业现阶段作为生产型企业的需求。此后，新威尔电子还曾顺应潮流实施过ISO9000质量控制体系来规范公司的管理流程，但由于后来的推动和监督工作不得力，也使其应用效果不明显。现在，韦总意识到必须通过实施一套管理软件，用看得见的管理流程来约束各部门的运作，彻底解决公司存在的管理问题。
性价比优良的SAP Business One
2004 年9 月，韦总遇到了SAP 的中小型企业解决方案SAP BusinessOne，以及其代理商清华紫光股份有限公司。经过清华紫光的实施顾问到新威尔介绍SAP Business One，以及阅读了《SAP德国造》和《SAPBusiness One 7.0 教程》两本书之后，几乎没有经过太多的考虑，有着软件开发工作背景的新威尔电子总经理韦先生当即拍板决定购买SAP Business One。
韦先生选择SAP Business One 最主要的原因，是发现其内含的管理理念和管理流程，和公司原有的模式非常接近，适合其操作习惯，而且SAP Business One 可以和现有的ISO9000 质量控制体系有机结合，这样，有过ISO9000 运作经验的新威尔电子再实施SAP Business One 就是轻车熟路。
此外，SAP 的知名度和很多国际大企业都使用SAP 的产品也相当吸引人，而SAP Business One 产品的价格也在新威尔电子可以承受的范围之内。“SAP Business One集成性非常高，我们买到的是一套整体的软件，通过价格、性能的比较，我们发现如果购买国产软件，我们所需要用到的模块累积起来的价格和买一套SAP Business One的价格差不了多少，而SAP BusinessOne 的操作方式更贴近我们的工作习惯，所以我最终决定购买SAPBusiness One 系统来辅助公司管理。”
韦先生这样看待SAP BusinessOne 产品的性价比。在清华紫光实施顾问的指导和配合下，新威尔电子的SAP BusinessOne 项目开始破土动工。实施SAP Business One 先从物料编码开始，清华紫光对新威尔电子内部物料名称严重不统一、型号也含糊不清的情况进行了彻底的改进，统一物料名称，规定具体型号，理顺了各种物料之间的相互关系。而为了根本解决管理流程的问题，在实施过程中，业务流程由SAP Business One实施人员提出方案，然后由ISO9000人员负责制定，再召集各部门集体开会讨论并确定，以此明确了各部门的职责和权限，杜绝了由于流程混乱和责任不明造成的部门间扯皮的现象。“过去我们的‘内部联络单’是根据日期编号，这就存在着丢失单据，推卸责任的弊病，而现在我们采用的是科学的连续编号，解决了这个问题。这也是在实施SAP Business One 的过程中我们所学到的。”韦总认为通过应用SAP Business One，除了实现公司账面清晰、数据透明化之外，更重要的是引入了一套科学的管理思想、流程和方法。
量化的实施效果
SAP Business One在新威尔电子实施后效果良好，以前在物料管理和库存方面出现的问题不再出现。比如供应商管理是通过SAP BusinessOne系统来完成，公司品质部及财务部会先期考核供应商的资质，合格之后由专人录入到系统中，其后的采购工作就必须从系统中来选择供应商，而采购人员下定单之后系统会自动弹出窗口由总经理来审批，只有经过审批的订单仓库才会收货，杜绝了管理漏洞。
通过应用SAP Business One，新威尔电子实现了：
■ 库存量下降到原来的1/4，原材料库存由200 万下降到50 万;
■ 物料短缺率由原来的15% 下降到现在的5%;
■ 平均交货期由原来的15 天缩短到目前的6 天;
■ 售后服务成本由4 万元/ 月下降到现在的2 万元/ 月。
SAP Business One 数据库关联性强，业务流程明确，所有业务必须按流程走。新威尔电子的销售部门在通过系统选取相应型号的产品及配件、生成报价单、客户确认后，先按照ISO9000 流程对销售订单进行审批，确定交货日期，签订销售合同，跟单人员下达生产订单，生产部门通过SAP Business One 系统进行分析，制定生产计划进行生产制造，完成交货任务;最后，售后服务部门利用SAP Business One 系统，对客户进行实时跟踪服务。
“使用SAP Business One 之后，我感觉自己的工作轻松了很多，公司的产能也有了提高。通过该系统，我可以快速地知道整个公司各个部门的工作进展。对物料采购和货品出货，必须经过我的批准才可以执行，而这一切通过坐在办公室里面点点鼠标、审批几个表单就轻松搞定了。”深圳市新威尔电子有限公司总经理韦先生微笑着说。
