当需要道歉或进行解释而不愿当面交谈时，你可以写信。

有时候，你需要通过传达某种信息来解决问题，但又知道面对面的接触（或电话通话）对各方都会感到不愉快。
   
有时候，你还不愿与某人面谈但又必需和他沟通，这时你给他发一张问候卡或送一盆鲜花又不足以表达你的信息。

有时候，事情发展到没有任何言辞能使之好转，而由于种种原因，又不能置之不理。

这时候，无论作为最终的步骤还是作为口头交谈的准备，非常好的解决办法就是写信。现今很少有人写信，更不用说写得很好。其实，通信提供了一种真正的"君子之交"的方式。

写信能清楚表明你愿意投入自己的时间及精力。此外，写信也可避免一些颜面的问题。在面对面或通电话时本来一定会以愤怒及辩解的态度来对待你的人，在私下读信时会作为自然的反应，并能毫不窘迫地恢复镇定。

两条简单的法则

有几个简单的法则供你针对棘手问题写信时参考。第一，不愿引起争论的事情都应该事先设想妥当。充分准备的信息往往可以正确地为对方所领会，而过分直接表达的信息却会激起争论。比如，"你失败了"是一种露骨而不礼貌的写法。如果你这么写："事情不顺使办公室的人感到吃惊，"则只表达了人们吃惊的心情。这并不改变你所持的否定态度，然而却大大减弱了对立情绪。

另一个法则是，如果你不想真心道歉，那就根本不用道歉。任何时候你写道："我很遗憾，你竟觉得……"，你指的是你并不为你所做的事情感到遗憾，而是为对方产生相反的感觉而感到遗憾。同时含有明显的暗示，认为对方的想法是错的，这种似乎是道歉的写法，只能更加激起敌意。

措辞的技巧

如果你的所作所为的严重性发展到需要写信时，对方也许在期盼着你能主动道歉。这时不予道歉或虽然道歉而同时却用了其他抵消歉意的言辞都是失策的。如果你内心并不感到歉意，就不要管对方的期盼，而要把诚挚的遗憾心情表达在信里："虽然我不能为我所做的事情感到报歉，但我要为造成你的痛苦而深表歉意。"

在你不愿触痛对方，但你说的意见又恰恰造成这样的后果时，坦诚的保留自己的意见要好得多。切不要虚伪地说"我说的不是这个意思。"而要直言不讳地告诉对方你为不能在原则上妥协或接受别人的意见而到叫遗憾。

这时，你可以这么写："我不能保证我永远不会……，那是撒谎。但是，我能保证今后一定要更好地考虑别人的反应。"

不妨用"计算机模式"

最后，不妨仿效"计算机模式"，即多对事少对人。不要纠缠在可能冲突的问题上，这样就能使双方的情绪安定下来，做到这一点有三种方法：

使用第三人称。比如，"这封信来自一位有严重判断错误并为此而深感遗憾的男士"，或者，"这封信来自一位女士，她迫切想修正昨天在晚宴上那些未经仔细考虑的言辞。"

使用焦点转移。不要写："今天早上我发现你遗失了文件，实在感到震惊，"而应该写："今天早上文件不见了，实在震惊。"后一种写法使对方知道这是一个需要他注意的严重事情。但是这句话的焦点是文件。这样用简单陈述事实来代替责难的方法就能使冲突降温。

使用非特指的或一般性的语言。最好不要写："我知道你为我们的价格变化感到不安。"而应该写："价格变化经常使得我们的顾客感到不安。"

上面介绍的"计算机模式"是最为中性、最维护人的尊严的方式，而且在传达信息过程中引起消极反应的危险也最小。