【IT168专稿】“这个Blog系统就好像是一个高中生乐队的车库，放学后每个人都迫不及待的拿着乐器冲进去。”加拿大的贝尔系统科技集团的现任主席Eugene Roman，非常懂得如何良好的运用企业Blog。在集团内部的Blog上，所有集团的员工们都在讨论一些他们新产品的问题，以便简化流程，提高整个集团的运行效率。
当然，贝尔加拿大的“车库”并不是什么真的车库，而是一个虚拟的，基于企业内部网络的系统。其中，最主要的“乐器”当属企业的Blog工具。这个工具可以使员工通过Blog来探讨能耗缩减问题，或者为集团构思全新的产品。
整体来看，加拿大贝尔系统集团很庞大，旗下有各种业务部门，这些部门拥有异构的IT部署环境，而且公司的分支遍及从太平洋到大西洋的多个国家和地区。所以，构建一个完善的企业级Blog并不像想象的那么简单。集团主席Roman采用了Telligent’s Community Server 2.0作为Blog的基础，并且在系统上线之前，针对贝尔集团又做了大量的开发。
主席Roman为什么不遗余力的推进Blog计划呢？因为他深深知道一个严酷的事实：贝尔集团的内部沟通——主要是基于内网的E-mail沟通方式出现了严重的问题。当然，这个问题不仅仅出现在贝尔集团，多数北美的集团公司可能都面临着同样的问题。传统上，E-mail曾经可以大幅度提升集团内部的管理效率，完善内部沟通。这一点没有人否定。但是目前，集团企业基于E-mail的内部沟通方式，在北美似乎已经走到了尽头。公司员工普遍都淹没在了泛滥的E-mail之中。每个员工每天都接收了太多的内部邮件，不管邮件是不是真的跟自己的部门相关，员工们也都习惯阅读所有的邮件，并且予以回复。其实，大多数阅读和回复不过是出于礼节，而不是工作需要。这种泛滥的E-mail沟通扼杀了员工们的创造性，也阻碍了员工对于自己真正感兴趣领域的探索和交流。而且，虽然大多数集团的IT部门都不愿意承认，但是E-mail沟通已经不能再削减公司内部面对面的沟通时间，也无法再进一步提升管理效率了。
Forrester咨询公司2007年早些时候的研究报告显示，在北美的各个集团中，54%的IT部门主管对于公司内部全面实施Blog表示了浓厚的兴趣。63%的主管表示他们的公司已经部分的实施了Blog企业内部沟通。50%的IT主管表示，所在的公司正在利用Blog来进行企业内部管理。Forrester咨询公司在报告里也赞扬了这些企业Blog的先行者——“这些公司正在引导企业内部沟通的未来。”
如果你也正在准备将企业内部沟通的方式向Blog转变，那么请你做好思想准备。因为过去10年，全球的跨国集团，在企业内部沟通都严重依赖电子邮件，改变数十年以来的工作习惯并非易事。除了习惯难以改变，某些企业组织架构的特点，也对Blog部署的推进形成了障碍。比如有一些企业的权力架构偏向高权力距离，也就是命令——控制型的企业权力架构。而Blog概念则是倾向于低权力距离的平等管理。因此，公司员工接受这种Blog沟通会更加困难，而且经常会有来自各个权力声音的阻力。一位软件实施顾问Suw Charman就表示了这样的担忧“企业实施Blog时，各种意见都十分顺从个别权力人士，却忽略了普通用户的想法和观点，而这会使得整个Blog的正常运转更加困难。”
为了保证部署成功，企业必须得使用企业级别的Blog工具，并且应当了解究竟有多少集团成员能够心悦诚服的接受这种新的沟通方式，而多少还心存疑虑。一旦Blog部署成功，其他一系列促使公司扁平化的Web应用就可以陆续被部署。而这也是贝尔主席Roman强力支持Blog的根本原因所在。
扫清Blog认知障碍
事实上，Blog实施的障碍之一，是人们对Blog的不信任。这种信任问题在各种规模的公司中普遍存在，尤其是大一些的企业尤为如此。因为许多人的观点还依旧比较狭隘，他们对Blog究竟能在多大程度上改善企业效率心存疑虑。企业员工们通常认为Blog只不过是记录日记的一种小玩意，而商业市场似乎离Blog有很大的距离。
那么到底应该如何纠正人们普遍的误解呢?贝尔加拿大的主席Roman有他自己的一套方法：“公司首先应当考虑到，Blog这个词汇本身就容易使人们对它不屑一顾。所以说，一定要给Blog计划取一个新名称。新名称要听起来像一种崭新的技术，而且是那种让人感觉将会大有发展的名字。当然，仅仅一个名称还远远不够，在计划推进的开始，使Blog拥有足够的安全性和灵活性也非常重要。贝尔加拿大具体的做法是，将Blog建立在企业防火墙后面。远程员工只能通过公司内网，通过VPN才能访问Blog。这样一来，员工们很快就会意识到贝尔Blog是有法律效力的，而不是随意的个人日志。这时再规定一些严格的Blog规则制度，使Blog看起来更加正规。这些举措都可以使得员工们更容易接受企业Blog。”
部署从小处开始
尽管当集团所有员工都参与Blog的时候，Blog的用途非常大，但是分析师还是建议Blog部署要从小处开始。比如先在一个业务部门开始实施测试。将Blog的宣传和测试力量都集中在这个部门进行，那么这个部门就比较容易顺利平稳的接受企业Blog沟通。而一旦这个业务部门Blog系统运行正常，而且受益于Blog，那么这个业务部门的成员就都变成了Blog的传道士。通过这些榜样的宣传力量，企业剩下的部门会更容易接受Blog。
Mark Greenhalgh是一名内科医师，他说他最近明白了一点：很多时候，做Blog测试的业务部门对Blog非常缺乏信心。Mark医师正在为他的项目“Portal医疗社会网络 ”寻找一个组织做测试。“Portal医疗社会网络”是一个由英国卫生部赞助的项目，项目中包括了Blog沟通特性。这个项目非常好的的候选单位，是一些部署新型的企业级沟通失败的医疗组织。正因为企业级的沟通部署失败，这些组织不得不寻找非企业级的部署工具来完成简化沟通的任务。比如，公共卫生委员会——一个由200名内科医师组成的网络，专门负责调配资金、药物、技术和调研资源，曾经使用Yahoo提供的论坛来避免没有尽头的E-mail通讯。尽管论坛设有密码，但是Greenhalgh表示医生们急需更好的交流私密性。因为医生们所探讨的资源分配话题非常敏感，医生们希望他们的交流保持隐秘，除了这个组织的医生，没有外人应该知道。所以整个Yahoo论坛的想法非常好，但是却没有多少医生乐意参与进来，他们还是倾向于依赖E-mail。
公共卫生委员会和另外两个组织同意为Greenhalgh的新项目做测试。Greenhalgh非常希望这些组织能够及时奖励那些积极参与到Blog计划中的先行者。以便做出一个榜样的力量，使剩下的人效仿。他认为他的项目为这些医生提供了一个更好的平台，以帮助他们减少不必要的沟通，提升即时沟通的效率，但是目前还是需要一系列的手段将医生的认识转变过来，让他们乐意投入到这个新的沟通项目中。
贝尔加拿大的Roman也是先在一小撮部门中做Blog和其他Web2.0应用的测试，Roman认为“这一小撮测试部门非常重要。你需要这些测试部门给出改进系统的反馈意见，而且你也需要这个小组的效率真正有所提高，那样，他们就会从内心里认同这个沟通系统，并且告诉其他的部门——哇，这真是太酷了。”
不管实施Blog项目有多困难，一旦成功，就会使企业的效率得到巨大的提升。例如加拿大贝尔集团从2006年开始Blog测试，首批测试的只有几百个工程师。2007年贝尔开始将Blog推向整个集团的部署。Blog虽然沟通起来没有层级，显得有些混乱，但是Blog的巨大收效从2007年开始显现：超过1000个产品和业务的创新想法被员工提出来，此外有3000条建议也被提出，以改进上述这些创新想法。4万名员工中超过1.5万员工都参与了这些创新想法的投票，其中的27条关键的创新想法，在过去六个月有了重大收获。而另外的12条也正在整个集团紧锣密鼓的实施。
治疗E-mail中毒
尽管各种基于Web的技术可能很早就开始在集团里逐渐渗透，但并非所有的雇员都喜欢这些新技术。一些人在情感和习惯上还是非常依赖E-mail，好像这些陈旧的E-mail科技就是雪茄，这些人不可救药的上瘾了。杨基咨询集团的分析师Jonathan Edwards表示，“不管是不是实施了Blog计划，集团最主要的媒介可能还是E-mail。你不可能在一夜之间改变人们10年的习惯。”
一种让人们逐渐放弃E-mail的方法是，不要彻底的反对E-mail。比如在贝尔加拿大，当一个经理决定在他的部门开始使用Blog，最好的方法可能是借助RSS（Real Simple Syndication）。经理可以使用RSS向E-mail使用者发出邀请信息，在E-mail收件箱里，员工可以点击链接到Blog讨论平台。这些信息，经常加上一些时间限制——比如说你还剩下48小时的时间，可以来讨论某一主题。由于这些讨论的主题都是与该部门员工密切相关的，所以员工很难对这个邀请置之不理。
Roman也有一些方法，来引导雇员使用Blog。由于Blog之类的Web应用实际上是让人们的行为，从被动到主动。这种行为习惯的改变，有时被戏称为Web狂乱。在没有层级的Blog中，员工们总是喜欢对其他成员说一些心里话，这些话是面对面交流永远都不会和对方说的。在加拿大贝尔，公司鼓励员工在Blog上说真心话，尽管这些真心话可能是一些抱怨和不满，但是员工们绝对不会为此而遭到任何惩罚，因为这已经成为一种文化，每个人在Blog平台都非常坦诚。
安全的Blog环境可以使员工自由的表达自己的想法。而如此自由的表达在正规场合几乎是不可能的，即便在论坛模式下也难以有如此的自由。来自Alexandria, Virg的独立分析师 Dennis D. McDonald认为“特别是对于那些害怕在正式会议上站起来发言的人，他们的声音也开始被部门关注。这种自由给集团带来的利益无疑是巨大的。”这位Dennis D. McDonald分析师长期研究项目管理和内部沟通上的Blog部署，对于Blog的部署有发言权。
Blog标签
教会员工们使用Blog编辑工具并不难，因为这个工具实际上就像是一个轻量级的word程序。而真正的挑战在于提醒员工们记得用正确的关键词标注他们在Blog上的发言或者报告。这些标注会帮助未来可能的相关研究或者项目实施。不过，对于习惯于将所有文件都放进共享文档里的员工们而言，标注的工作可能使他们不适应。
Blog提供了一种新的对待信息的方法。不过，要求员工们将Blog带来的众多信息全部分类并且贴上正确的标签也并不现实。“拥有一个规整干净的Blog文件库，并不是我们想要的。我们的IT经理们必须适应在纷乱众多的信息下工作。”Roman表示“只要员工们能够通过搜索引擎找到他们想要的信息就可以了。”
一个在Blog发表的言论，必须分配一个关键词，这样言论才能被目录收录到相关话题，今后的相关搜索引擎才能正确的找到该言论。不断增长的标签关键字搜索分类，即taxonomy，对于Blog的长期发展非常关键。一个好的分类能使企业内部的资讯更加畅通。
标签可以根据需要，被做成适合于某个组织或个人。“你可以建立一个只跟个人相关的标签，或者是一个销售团队，或者是一个区域或者一个产品，”Yankee集团的Edwards这么表示：“这些标签都取决于个人的选择。不过建立一个合适的分类对于这些Web工具的效率提升有重要意义。分类给了用户更简便的搜索引擎，如果分类建立不好，你的项目将注定失败。”
Blog工具箱
实际上，Blog的部署并不是那么困难。选择一个合适的Blog工具也不难。如果业务部门领导决定将Blog计划推到日程上来，那么他只需要支付一笔费用，就可以很方便的从一些像Automattic这类的Blog厂商那里得到主机端Blog服务。
由于全球的集团公司现在越来越多的采用企业级Blog，所以越来越多的软件厂商将注码压到了企业级Blog上面。根据Yankee咨询集团的分析师Jonathan Edwards的分析，目前主要的Blog厂商有Six Apart、Blogtronix、Jive Software等。Six Apart有领先的可移动式的Blog产品，Blogtronix则有统一了Blog、wiki、RSS社区、项目分析和企业社交网络的大型平台。Jive Software的Clearspace suite也包括了Blog、讨论区、和wiki工具。
不过可能有一些集团用户不希望拥有主机端的解决方案，这些用户可能是为了商业沟通的灵活考量。对于这些用户，上述厂商也可以提供合适他们的解决方案。
分析师Edwards认为，像微软或者IBM这样的传统厂商利用他们的Blog能力，和Web2.0的很多应用结合。因为目前的IT部门通常需要一个更广泛集成的社区组件。目前，IBM在Lotus中提供一种Blog功能，而微软的Sharepoint也包含了Blog模版。由于目前的Blog选择众多，所以多听从专家的意见非常重要。Edwards强调，这些Blog专家掌握了Blog技术的关键创新部分，他们可以根据经验和集团内部的各种建议，建设更加友好、易用的应用界面。
