编者按：没人、没钱，中小企业的信息化就没办法推进了吗？善于艰苦奋斗、自力更生的中国人从来不会被困难打倒。没人可以自己做，没钱可以不用钱！一些一线的信息员、网管员、甚至稍微懂点IT知识的业务部门员工，早就开始了一场“自主信息化”的“战争”。在这场“战争”中，每个人都是英雄！也许你也是其中一员，不妨把你的“自主信息化”攻略告诉我们。编辑信箱：wangyaxue#it168.com。

    【IT168专稿】在上文中（参见《攻克Excel“收款凭证”格式设计第一关》），倪小君定义了收款凭证的基本格式，还把收款凭证的填制规范跟EXCEL财务管理系统结合起来，方便了收款凭证的开立。但是，还遗留下来一个问题，就是如何根据总帐科目来自动筛选明细科目。

总帐科目与明细科目的动态连接

    倪小君现在想实现的需求是，在总帐科目与明细科目之间，都通过“数据有效性”-“序列”来规范总帐科目与明细帐科目的输入。为了输入的简便，明细科目要根据总帐科目的变化而自动过滤。如总帐科目为银行存款，那明细科目只能为“中国建设银行”、“中国工商银行”等与银行存款有关的科目。

    为了这个需求，倪小君可以说是费尽了心思，到处拜师求教，花了不少时间，终于把这个问题搞定。

    1、先取消工作表的保护。

    点工具栏上的“保护”，然后点“撤消工作表保护”，输入预先定义的保护密码，即可以取消工作表的保护。

    2、定义名字区域。

    打开“会计科目明细表”，选中银行存款对应的明细科目。注意，此处不要选择标题行，如名称等字段，也不要选取编号字段。然后，点工具栏上“插入”，点击“名称”后，再点“自定义”，在名称处，输入“银行存款”（此处定义的名字要跟总帐科目的名字相同）。

    3、回到收款凭证界面，选择明细科目，选种明细科目要输入的单元格，然后点工具栏上的“数据”，点“有效性”，在允许处，选择“序列”，在来源处，输入：=INDIRECT(D5)。

    INDIRECT函数返回由文字串指定的引用，此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。利用此函数后，在明细科目处，会根据“D5”总帐科目的名字来显示预先定义名字的内容，这就是刚才我们强调名字区域定义时，要跟总帐科目一模一样的原因。

    如此设置后，明细科目就会根据总帐科目的变化而变化。如图所示：

    4、完成后，再把工作表保护起来。在以后的工作中，修改完毕后，要学会保护工作表，如此，能够避免不小心改动原来的设计而功亏一篑。

金额大小写自动转换

    根据收款凭证的填制要求，合计处要填写合计的大写金额。倪小君可不想根据统计出来的数字，再重新输一遍大写的金额。有办法能把小写数字自动转化为大写数字吗？不要小看EXCEL，它的功能可是很强的。

    1、取消工作表保护。

    2、现在合计行内，进行金额的汇总。选择汇总单元格，使用SUM函数，对数据进行汇总计算。在单元格内，输入=SUM(J5:J14)，即可。

    3、然后，在合计大写金额单元格内，输入以下公式：

=IF(J15<0,"金额为负无效",
(IF(OR(J15=0, J15=""),"(人民币)零元",
IF(J15<1,"(人民币)",
TEXT(INT(J15),"[dbnum2](人民币)G/通用格式")&"元"))))&
IF(
(INT(J15*10)-INT(J15)*10)=0,
IF(INT(J15*100)-INT(J15*10)*10=0,"","零"),
(TEXT(INT(J15*10)-INT(J15)*10,"[dbnum2]")&"角"))
&IF(
(INT(J15*100)-INT(J15*10)*10)=0,
"整",
TEXT((INT(J15*100)-INT(J15*10)*10),"[dbnum2]")&"分")

    备注：此公式来源于http://www.programfan.com/blog/article.asp?id=14275，根据此修改。

    以上函数，主要实现两个功能。

    一是当合计栏内数字为负数时，提示数字无效。

    二是当合计栏内小写金额数字为正数时，把小写数字转化为大写数字。

    除了以上函数外，还可以通过NUMBERSTRING函数实现，感兴趣的读者，可以自己找资料试试，两者有异曲同工之妙。

    4、保护工作表。

输入格式的限制

    倪经理担心，在输入收款凭证的时候，万一该输入数字的地方，输入了文字，怎么办？能否进行输入格式的控制呢？

    1、金额单元格，其输入的必须为数字，并且，小数位数显示两位。

    （1）选种所有金额字段，设置单元格格式，选择数值，把小数位数设置成为2，选种千位分隔符，点确定。

    （2）再次选中所有单元格，分别选择数据、有效性，在允许中，选择“小数”，最小值设置为“0”，目的是为了防止误输入小数，最大值中，根据企业实际情况输入一个数值。如此设置后，若不小心在单元格内输入负数或者非数字的字符，则会提示错误警告。

    为了提示信息能够更加明了，建议在“出错警告”中输入自定义的错误信息，如“此单元格中只能输入非负数字”，输入者若不小心输入错误，能知道自己错在哪里。

    （3）财务人员在输入金额时，有时候很容易误把中文的句号当作小数点输入，从而发生错误。虽然说通过以上的设置，可以检测中这种错误。但是，等错误发生了在去修改，就显得有些麻烦。能否防范与未然呢？每当在此单元格中，输入数据时，自动关闭“中文输入法”状态，就不会误输入中文的句好了。

    选中单元格，点“数据有效性”后，再点击“输入法模式”，选择“关闭（英文模式）”即可。注意，此处的意思不是说关闭英文输入模式，而是说关闭其他输入法模式，只启用英文输入法模式。

2、输入日期的单元格只能输入整数。

    对其他需要格式限制的单元格，如日期中只能输入整数，参考以上的方法，进行有效性限制，就可以实现目标。

    通过以上的设置，收款凭证的输入界面基本上完成了。注意，修改完毕后，不要忘了把工作表保护起。接下来的任务是，如何把收款凭证输入格式转换为打印格式，请大家耐心期待！