编者按：为了加强对当前工作流程的控制，为未来的增长做好准备，Hin Hin 集团公司转向 SAP? Business One。采用新系统之后，公司现在为整个业务运作实现集中数据库管理，提高了信息透明度和管理效率。
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对 Hin Hin 集团公司来说，确保高效运作是公司实现成功的主要因素之一，该公司是一家地区性工业产品贸易公司，产品范围包括：沥青、特种沥青产品、润滑油和柏油。
从最初的自行车工厂起家，Hin Hin 集团已经发展成为业务范围涉及贸易、制造和船运的大型企业。该公司还从事油罐运输和经营业务。公司总部位于新加坡，在中国、印尼和马来西亚设有分支机构。
Hin Hin 的高管层能够清楚地了解公司的发展情况：公司不仅要保持当前的成功水平，而且要为未来的发展奠定基础。为了实现这一目标，Hin Hin 需要对其业务流程进行改善，提高运作效率。
公司原有的 IT 系统无法满足 Hin Hin 的管理和服务标准要求。无法对各种财务、销售和库存管理功能进行整合。因此，经常会发生数据错误和工作重复的现象，比如说，销售订单重复输入。
由于没有集中化的数据库，员工也无法访问和生成公司股东要求的合并财务报告。同时，旧的系统无法为管理层提供有关整个企业的实时信息，使他们无法及时做出业务决策。
SAP 提供最适合 Hin Hin 的解决方案
Hin Hin 做了广泛的考察，希望找到一个能够实现整合而且可扩展的 ERP 系统。在对各种软件解决方案进行评估之后，公司选择了 SAP Business One，原因不仅在于它的口碑，而且在于它确实能够满足 Hin Hin 的需求。
“SAP Business One 是最适合我们的解决方案，因为它的功能符合我们的标准要求。我们已经制定了企业发展计划，对我们来说，拥有一个能够随计划一同扩展的系统非常重要。SAP 能够做到这一点，而且我们相信它是我们的非常好的选择。”Hin Hin Trading Pte Ltd. 公司会计 Wong Li Sum 女士说。
SAP 渠道伙伴 The World Management 公司不仅在成本方面很有竞争力，而且能够为 SAP 系统提供强大的支持。
“在我们的选择过程中，我们在寻找一个能够了解公司业务而且能够为 SAP Business One 系统带来增值的合作伙伴。The World Management 的演示给我们留下很深的印象，他们通过演示表明可以满足我们的需求，”Wong 女士说。
因此，从 2006 年 2 月开始，经过四个月的实施，Hin Hin 的 SAP Business One 于 2006 年 6 月 1 日正式启动。以新加坡总部为基础，在全国的所有 8 个分支机构实施了全系列的解决方案。
通过更加精益的流程实现更高的效率
实施 SAP 系统仅一个月，Hin Hin 就获得了明显的收益。
业务流程现在变得更加有组织，管理层能够更好地对公司的运作进行控制。通过在线的整合系统，员工再也不需要手动开发票，发票可以通过 SAP 系统自动生成并发送出去。系统还能获取诸如客户信贷限额这样的重要信息并发出警告，以便用户采取必要措施。
“通过 SAP Business One，我们对我们的工作流程做了进一步优化，并且能够对其更好地进行控制。现在，所有员工都严格遵守共同约定的工作流程和格式，从而使我们的工作流程变得更加有组织。 通过这种方法，只有来自系统的数据才被认为是正确的，这一流程极大地提高了我们的效率，”Wong 女士说。
改善对信息的访问
管理层还能通过提高信息的透明度以及加强报告功能来获得积极的反馈。
“现在，通过新的 SAP 系统，查找信息变得更加轻松。以前，我们不得不对文件夹进行搜索并努力记住文件保存在什么位置。然而有了 SAP，我们可以快速而轻松地检索信息，从而为我们节省了大量的时间。”Hin Hin Trading Pte Ltd. 公司服务部高级项目主管 Mikael Koh 先生说。
通过系统的实时上报功能，能够将任何潜在的应收账户和现金流问题标出来。
“系统能够将任何应收账户问题（例如付款延迟）向我们发出警告，管理层就会决定是否应该向客户交付额外的货物，”Wong 女士说。
此外，财务部现在可以轻松访问并为公司股东和银行编制合并的财务报告。
“法定报告以往需要一个月才能完成。有了 SAP 系统，现在只需 3 天就可以完成，而且这个时间还包括最终审批在内。此外，由于数据的自动化，报告的准确性也大大提高，”Wong 女士说。
到目前为止，Hin Hin 的高管层对 SAP 系统的性能非常满意。他们计划对新系统继续进行监控，以便找出能够进一步改进的地方或新的应用领域。目前正在探索的一个领域是销售机会模块，通过它，用户可以对每一个销售机会进行跟踪，从最初的业务联系电话到成功完成交易。
“通过获得的切实好处证明了我们选择 SAP Business One 是正确的。 管理层现在可以很清楚地了解整个业务运作情况，我们也可以通过准确的信息及时做出业务决策。我们相信 SAP 将进一步改善我们的业务，”Hin Hin 集团公司常务董事 Lim Choon Kiat 先生说。
摘要
网站：
■ www.hinhingroup.com
主要挑战：
■ 由于整个公司没有实现标准化运作，效率低下
■ 由于没有集中化的数据库，整体业务的透明度比较低
■ 无法生成合并财务报告
■ 原有系统无法随业务的增长而扩展
项目目标：
■ 对业务各方面进行优化整合，以加强对运作的控制
■ 实施集中化的数据库，提高业务流程和信息的透明度
■ 提高生成合并财务报告的能力
■ 打造一个能够随业务增长进行扩展的系统
解决方案与服务：
■ SAP? Business One
为何选择 SAP 解决方案：
■ SAP 品牌的可靠性
■ SAP Business One 能够满足客户的业务需求
■ SAP 具有 Hin Hin 集团所需的支持和扩展能力
■ SAP 业务合作伙伴 The World Management 公司对 Hin Hin 的业务做了深入了解，提供的解决方案在成本方面是最具竞争力的。
实施要点：
■ 四个月内完成 8 家分支机构的实施
主要优点：
■ 提高了业务流程的效率，加强了对业务流程的控制
■ 提高了整个企业的信息透明度
■ 能够快速而轻松地生成合并的财务报告
■ 新系统能够满足企业未来的发展需求
■ 法定报告从一个月缩短为3 天
渠道伙伴：
■ The World Management Pte Ltd
