编者按：没人、没钱，中小企业的信息化就没办法推进了吗？善于艰苦奋斗、自力更生的中国人从来不会被困难打倒。没人可以自己做，没钱可以不用钱！一些一线的信息员、网管员、甚至稍微懂点IT知识的业务部门员工，早就开始了一场“自主信息化”的“战争”。在这场“战争”中，每个人都是英雄！也许你也是其中一员，不妨把你的“自主信息化”攻略告诉我们。编辑信箱：bbmicky@it168.com，或者与编辑实时交流。

　　【IT168 专稿】上篇《企业管理不规范 财务经理“随机应变”》说到，倪小君已经下定决心用Excel实现财务管理。于是，她便开始了Excel财务管理系统设计的第一步——会计科目设置。倪小君因此而费尽了心思，也耗费了他的所有业余时间，但会计科目是财务管理的基础，是最基本的信息资料，因此，再累她也不能掉以轻心。

会计科目编码的通用原则

　　万变不离其宗，与其它财务管理软件相同，用Excel实现的财务管理也需要对会计科目进行编码，并遵循同样的编码原则：一方面要能够起到区分会计科目的作用；另一方面，要便于会计人员的识别与计算机的输入。

　　一级会计科目的编号一般采用四位纯数字表示，其中：第一位数字（即千位）表示会计科目的类别，其中1表示资产类，2表示负债类，3表示所有者权益类，4表示成本类，5为损益类；第二位数字（即百位）可以划分大类下面小类；剩余两码为流水号。为便于会计科目的增减，一般情况下，编码要考虑到未来的扩展性，在编码间，留有一定的间隔。

　　二级会计科目一般采用六位编码，其中前四位为一级科目的代码，后两位为流水号。如：银行存款（编码为1002）下根据银行的不同，设置多个二级别科目，诸如“中国建设银行”、“中国工商银行”、“中国农业银行”等等，则可分别编码为：

　　100201中国建设银行
　　100202中国工商银行
　　100203中国农业银行

　　一般情况下，二级科目都是根据企业的需要来设置。但无论一级科目、二级科目如何设置，其前提都必须要保证编码的唯一性。因此，为了确保会计科目的唯一，数据保存时的检验动作必不可少。

在Excel中，建立总帐会计科目表

　　确定会计科目的编码后，就需要在Excel中建立相应的“总帐会计科目表”。在做此表格时，倪小君总结出来如下经验：

　　① 会计科目随需录入：

　　不同企业的所需要的会计科目有多有少，在录入过程中，没必要全部录入，只要录入企业要用到的会计分录，这不但可以减少输入的时间，还有利于以后查询操作；

　　② 新加了一个字段，用来统计会计科目的数量：

　　在单元格D2中，输入公式：=COUNTA(B:B)-1，就可以统计会计科目的数量。

　　公式备注：

　　（1）公式中的参数使用了B:B，而不是我们习惯用的B1：B100，因为B：B是对B列的所有数据进行计数。而B1：B100只是对前100行进行计数。若会计科目超过100个的话，又要重新设计公式，还不如一劳永逸，对全列进行计数。

　　（2）最后减掉的是1而不是2。因为A1，B1，C1，D1单元格进行了合并，使用公式进行计数时，不会把合并的单元格计入在内，所以，只要减掉1。若减2，就少算了一个。

　　③ 数据的唯一性检测

　　会计科目必须保证唯一，这方便后续的操作。

　　A列的所有数据必须具有唯一性，只需要以下操作：单击单元格A1，执行“数据”→“有效性”命令，在“允许”下拉列表框中选择“自定义”。在公式框内，输入：=COUNTIF(A:A,A1)=1即可，再在错误提示信息中，输入标题与提示信息。此时，若输入的数据有重复，则保存时，系统会有错误提示。

　　同时对B列名称也进行相同的设置，以保证会计科目的唯一性。

在Excel中，建立总帐会计科目明细表

　　在下一张表中，分别输入一级科目对应的二级科目，来建立总账会计科目明细表。倪小君做了如下工作：

　　1、唯一性检验

　　明细科目也必须唯一，所以也同样要对二级科目进行唯一性检验。

　　2、自动编码

　　新建明细科目，能否让Excel进行自动编码呢？这样既可以减少工作量，又不会有错误发生。

　　如想实现在科目名称中，输入内容时，在编码处自动编码，则可进行如下操作：

　　在A3单元格处，输入公式：=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))

　　但是，如此设置，编号是从1开始，而不是我们想要的100201开始。我们需要输入一些比较长的序号，如493948830001、493948830002、493948830003……，前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。

　　则需要选中要输入这些复杂序号的单元格，接着点击菜单“格式”、“单元格”，在弹出的对话框中点击“数字”标签，在分类下选择“自定义”，然后输入“100200”完成后点击“确定”按钮。此时，在名称处，输入名称的话，编码就会自动填充。对原材料等明细科目也可同样处理。

连接两级会计科目

　　不同种类的二级科目在同一张表上，因此，要把两级科目用超连接关联起来，用一般的超连接是无能为力的。这里倪小君通过插入名称功能来实现两级科目之间关联动作。

　　首先，选中银行存款的所有二级科目，然后点工具栏上的“插入”，点“名称”，点“定义”，在弹出的对话框内，输入名称：银行存款明细。

　　然后，再回到一级科目中，进行超连接设置。选中银行存款单元格，右键鼠标，选择超连接，选择本文档中的位置，并选择定义名称下的“银行存款明细”，按确定即可。如此，就建立起了两者之间的联系。

　　对其他会计科目也进行类似的操作，以建立起科目之间的关联。

　　（如何进行凭证设计？敬请期待本系列连载下篇文章）