一．概述  
  
  油田物资供应在油田的生产建设中占有很重要的地位，石油企业重组以后，石油公司的物资供应方式与原来存续企业发生了很大的变化，突出表现在人员少，工作量大，采购周期短，周转速度快。如何有效的提高物资采购工作效率，提高管理水平，加强廉政建设，确保新形式下油田生产对物资供应的要求。长庆油田物资装备公司在这些方面进行了有益的尝试，利用网络信息技术，改造物资采购运作流程，获得显著的效果。  
  
  长庆油田物资装备公司是长庆油田公司下属的一个二级单位。承担着长庆油田各生产单位和产能建设工程的物资采购供应与管理工作。公司按照新的管理模式开发的“电子商务物资管理系统”在油田的物资采购中发挥了巨大的作用。有力的保证了油气田勘探开发建设任务的圆满完成。  
  
  二．电子商务系统功能模块  
  

  1．计划管理  
  
  主要功能包括计划编制，计划上报，计划审批，计划变更维护等。  
  
  油田三级单位（采油作业区或项目组）在网上编制需求计划。经过所属二级单位采办站，计划管理岗，采购岗，站领导以及厂主管领导网上逐级审批以后，上报物资装备公司，进入物资装备公司计划审批流程，经过计划科，采购科，主管领导，主要领导，网上审批后，确定该项计划的采购方式，采购组织形式和供货厂家。其中采购方式包括自行采购，委托二级单位采购，委托其他单位采购。采购组织形式包括：公开招标，邀请招标，议标，洽谈，能源一号网采购等几种形式。  
  
  计划编制的内容包括：物资编码，物资名称及规格，计量单位，采购数量，到货时间，到货地点，技术要求 ，基层推荐供货厂家等信息。  
  
  2．采购管理  
  
  2．1招标管理  
  
  经过计划审批确定为招标的物资采购计划，进入招标管理模式，业务人员在网上形成标书。对于招标过程产生的相关文件，也在网上进行管理，如招标签到表，供应商资格审查表，评标监督表，评标记录，中标通知书等，真正体现“公开，公平，公正”的原则，避免暗箱操作。  
  
  2．2议标，洽谈模式  
  
  某项物资的供货厂家不足三家时，采用仪标或洽谈方式，又商务谈判人员在网上建立仪标或洽谈记录，记录供需双方的参加人员，技术指标的确认情况，价格的谈判过程等。  
  
  2．3 价格审批  
  
  经过招标或商务谈判确定的价格还要经过网上审批，先由采购科填写价格信息，再由物价科业务人员审核确认。  
　  
  3．合同管理  
  
  3．1 签约方主体资格审查  
  
  对确定的供应商在签定合同前，进行主体资格审查，审查内容包括注册资金，经营范围，供货信息等。  
  
  3．2 合同签订  
  
  确定供应商和价格之后，系统进入合同签订流程，选择合同所包含的物资名称，然后逐项填写合同条款，规格型号，采购数量，到货时间等信息由计算机自动从计划编制库中读取。合计金额等项目由系统自动产生，避免人为错误。当合同内容较多时自动形成合同附表。  
  
  3．3 合同审查审批  
  
  合同文本在网上生成后，在生效之前还需要经过有关部门的审查审批；如业务主管部门，法律事务部门，审计监察部门等。系统按照事先设定的审批流程，在网上进行逐项审批，业务人员可以方便地显示审批结果。  
  
  3．4 合同归档  
  
  经过确认生效的合同，进入合同归档管理模式。业务人员可以按照物资大类，签订时间，合同金额，供货厂家等信息进行组合查询。查看合同内容以及合同审批信息。  
  
  3．5 合同信息统计  
  
  按照业务人员需要生成有关合同台帐及统计报表。  
  
  4． 库存管理  
  
  库存管理是物资供应的重要环节。实行网上库存管理，可以随时查看全油田的库存动态，科学管理库存，减少库存积压。同时由网上开具各类验收单，发料单。极大的减轻了业务人员的工作强度，也避免手工开具所带来数字误差，提高库存信息的准确性。  
  
  4．1 验收入库  
  
  根据合同要求货到二级单位生产现场或库房后，经过验收后，由二级单位采办站在网上开具物资验收单，填写实际到货数量后，上传到物资装备公司，进行审核，由业务人员填写该项物资的如库价格，生成正式验收单。  
  
  4．2 发料  
　  
  对于直达生产现场的物资，系统在生成验收单的同时，生成相应的发料单，不形成库存。对于进入库存保管形式库存的物资。发料时，业务人员选择库存物资名称，形成发料单。填写发货数量，随即减少库存。  
  
  4．3 物资明细帐  
  
  库存管理所涉及的验收入库，出库发料，移拨，损耗等业务操作都自动记入物资明细帐，业务人员可以随时查看物资库存情况。  
  
  4．4 盘库  
  
  根据日清月结的要求，月末要对库存数据进行盘库处理，生成收发存统计表。由业务人员与库房物资进行核对，做帐帐相符，帐实相符。  
  
  5． 价格管理  
  
  建立油田主要生产物资价格体系数据库。实现历史价格查询，供应商报价查询，同行业采购价查询，为采购过程的招议标和商务谈判提供价格信息支持。  
  
  6．供应商管理  
  
  依据供应商市场准入制度，建立供应商数据库。包括准入供应商的基本信息，质量认证信息，准入产品信息，以方便对供应商进行有效管理。  
  
  7． 质量管理  
  
  主要功能包括：对到货验收和投入使用的物资进行质量跟踪，建立质量台帐； 根据供货情况和产品质量对供应商进行评定，淘汰不合格的供应商。  
  
  三．电子商务系统采用的关键技术  
  
  1．三层结构的开发技术  
  
　　  
  
  本套系统采用当前较为流行的B/S开发模式，应用程序全部通过浏览器进行访问，客户端为零软件安装，便于维护和管理。非常适应油田单位分布广泛的特点，能够很好的满足移动办公的需要。开发工具采用电子商务非常好的开发语言JSP，具有良好的可移植性和安全性，数据库系统采用Oracle 8i ，能满足大数据量处理的需要。  
  
  2． 双因素身份识别技术  
  
  随着应用的深入，电子商务数据安全显得越来越重要。本套系统在安全方面采取了许多独特的技术，其中最主要的是双因素身份识别技术，它的原理是用户的密码由两部分组成。一部分为静态密码，另一部分为动态密码。静态密码由用户自己设定，长度为四个字符，动态密码由用户的令牌随机产生，每分钟改变一次，令牌与系统之间自动同步，这样可以确保用户密码不能复制，防止非法用户入侵。  
  
  3．采用数据集成技术，直观反映物资采购的运行动态  
  
  “物资采购运行总表”是本套系统开发的一个特色功能，它把采购计划信息，计划审批信息，价格审批信息，到货验收信息，质量追踪信息，付款结算信息等集成在一个大表中反映出来，业务人员可以方便地查看某项物资采购计划的运行状态，随时点击查看审批结果。而且还能提示业务人员进行相关业务审批，真正实现看板管理。较高提升了业务处理效率。  
  
  4．操作日志归档技术  
  
  为了提高系统的健壮性，增强数据灾难恢复能力。系统开发了日志功能。对用户的注册信息，业务审批信息和重要数据的变更信息进行全面记录，写入系统日志。由系统管理员进行管理和维护，定期进行数据分析，发现异常及时进行处理。  
  
  四．电子商务系统应用效果分析  
　  
  长庆电子商务物资管理系统自从2002年元月正式投入使用以来，在长庆油田的物资采购中发挥了巨大的作用，主要体现在三个方面：  
  
  1、极大的提高了工作效率  
  
  从基层单位采购计划上报到物资装备公司内部审批，合同生成，验收单，发料单的开具，全部在网上进行，大提高了业务处理速度。2002年物资装备公司完成采购工作量16亿元，32个人完成了相当于过去五、六百人完成的工作量，效果非常明显。  
  
  2、提高了物资采购过程的透明度  
  
  物资采购过程涉及的计划审批，价格审批，招仪标，商务谈判，合同审批，到货验收，对外付款等46个环节，全部在网上公开，增强采购过程透明度，避免了暗箱操作，真正做到“阳光采购”  
  
  3、规范了业务处理流程  
  
  系统严格按照业务运行规定开发程序流程，业务逐级处理，不可逾越，具有刚性的制约，确保业务规范运作，通过该系统的各个部门业务实现了网络化，提高了现代化管理水平。 (e-works)