【IT168 专稿】2007年4月，冀东物贸集团信息化验收会那天，财务综合部主任兼信息中心主任沈宝东和集团几大领导班子都参加了。实施方金蝶软件公司高级副总裁金卓君，以IBM前明星领袖郭士纳的《谁说大象不会跳舞》来比喻集团企业的信息化，“大象要跳舞就要信息化”。
这也不是公司第一次做信息化，不过最近一次信息化项目的实施，才真正让集团老总感受到信息的高度互联。
浩大的工程，无限期的项目选型与上线，在集团信息化项目中屡见不鲜。在冀东物贸这个“名不见经传”的全国500强企业里，公司用两年时间打通了内部的业务流，实现了物流、资金流和信息流的融合。
而信息化项目的执行者一直步履维艰，特别是对于沈宝东来讲，要整合集团包括整车销售、汽车维修及零配件供应、咨询服务、进出口贸易、房地产开发、宾馆及餐饮服务等多种集团业务的财务数据，保持财务基础数据的连通，项目显得尤为繁锁。
分公司系统独立 CIO面临两种选择
2001年，沈宝东加入冀东物贸集团，服务于集团财务部，此前他对企业信息化有一定的研究。这家公司由国有企业改制而来，从一个资金几万元的小企业，发展到跻身全国500强之列。
到2004年底，公司在全国各地拥有100多家下属企业，以98.9亿元收入成为全国汽车销售的领头羊。此时，分公司原有的独立软件系统已难以适应集团内部的资源和信息共享要求，企业对财务、整车、配件、消费贷款管理和资金管理等方面的管理需求也日渐迫切。
公司总经理庞庆华意识到，需要替换原有系统，进行一次整体升级，只是苦于人员配备等方面的时机尚未成熟。随着各项软硬条件齐备，2005年初，替换原有系统提上了日程。
“当时面临着两种选择”，沈宝东回忆道。一种是让下属公司分别升级软件系统，将数据统一报送集团总部；另一种是让数据集中于集团的服务器，通过权限分配，让大家在这个网络里操作，操作的结果保留在集团数据库中。
以往的情况是，分公司必须配备相应的软硬件维护人员，一旦出现类似病毒这样的日常操作问题，必须及时解决。否则，在分公司原有系统下，一旦电脑硬盘损坏，数据将全部丢失。
基于操作的便利性及安全性的考虑，综合权衡国内软件厂商，结合集团对信息数据互通互联的要求，冀东物贸领导层决定采用第二种方案，于2005年4月与金蝶软件达成协议，正式实施。集团成立信息中心，财务综合部主任沈宝东兼职信息中心主任。
总经理提规划 CIO跑实施
身兼二职的沈宝东感觉压力非常大。好在集团领导做了表率，成立了以总经理为组长、副总经理和总经理助理为副组长的信息化领导小组，对该信息化项目进行总体规划。沈宝东只需负责具体实施。
项目实施前，总经理庞庆华提出了几项规划，比如实施主要针对财务总帐、汽车购销存、配件购销存、汽车消费贷款业务；整车物流最好使用条形码扫描，配件物流要求实现库存自动报警功能，根据库存数量与标准数量之间的差额程度分别亮红灯、黄灯进行提示等。
数据的及时性和准确性，是财务人员关注的核心。沈宝东暗自告诉自己，“不管软件实施有多大困难都必须克服，一旦正常使用，软件操作代替手工劳动，工作效率就会有质的飞跃。”他如履薄冰，针对基础财务、整车物流、合并报表、结算中心和配件物流分步实施。
2005年1月，财务软件实施到物流软件的应用，沈宝东面临的最大挑战是“组织协调”。“集团公司涉及的层面多，最关键的是组织工作。”在项目实施前期，通常由沈宝东与实施方沟通，对相关人员进行培训，比较重要的培训项目还得召开会议进行动员。
公司人员的计算机系统应用水平在逐步提高。在基础财务实施阶段，会计与保管人员是第一责任人，主要负责数据的录入。部分财务保管人员不会操作电脑，为能准确录入数据，这部分人参加了电脑培训班，许多时候工作到凌晨就在办公室休息。
集团联网运转 CIO操控到人
冀东物贸的信息化项目过程，也是沈宝东及相关业务人员活学活用的过程。每上一个系统前，实施方都要对集团员工进行培训。物流和财务软件培训完后，沈宝东组织了包括信息中心人员和实施方工程师在内的持续服务小组，对公司保管员和会计进行长期指导。
同时，还将具有代表性的问题，通过在内刊《冀东车市通讯》上撰写“金蝶K3小窍门”，让集团上下相互学习交流。
在合并报表阶段，沈宝东组织了三个层次的培训。先对270家账套总体培训，在分公司人员清楚后，再对28家帐套汇总合并，最后对集团公司的报表合并。实施完毕，财务只要结账就可提交报表。集团公司设有专人，点击“接收”，两三秒钟后，就能成功接收报表。
在两年的项目实施过程中，冀东物贸的总营业额从90多亿元增长到140亿元。网络版财务软件上线后，集团可以采集全国各个营销网点的基础数据，并能在业务发生时，适时反映在集团财务部门里。
网络版软件带来了集中化管理。冀东物贸目前有8套网络数据系统。可以在每台服务器上看到有多少人在线，都是哪些人。如果想知道具体某个人在做什么，则可以直接用鼠标点中这个人。
例如，某次，沈宝东在集团公司演示软件的这一功能时看到，北京一个财务人员在做总量系统，正在填写摘要（每个科目都要写一个摘要）。“他写摘要内容太简单，我们看完以后觉得不是很理想。”随后，集团总部将操作接管过来，直接在上面添加、改动。
目前，冀东物贸的系统改造已全部完成。沈宝东表示，接下来的工作是加强基础数据的规范，比如输入数据的形式必须规范，输入必须及时，数据必须准确等。然后分析整理基础数据，挖掘各种业务表格，形成工作日报表、月报表和年报表，向集团领导提供决策数据。
