主题词：电子文件，信息化
摘要：文章分析了电子文件和纸质文件的差异，论述电子文件由正文、索引属性和过程属性三部分组成，索引属性记录文件定位的信息，过程属性记录文件的真实性信息。电子文件在编制、签署、发布、传递和更改等生命周期阶段，正文、索引属性和过程属性三者必须同步操作。
1．前言
随着信息网络技术的普及，型号研制过程中几乎全部的图纸、文件都采用计算机编辑制作。文件的载体形式已经逐步从纸张过渡到数字介质，成为电子文件。电子文件和纸质文件相比有许多优点，如高速传递、易于检索和大容量等。其瞬时传递性有利于在跨地域大规模协作研制生产当中保正技术状态的一致性。其易于检索特性，有利于资料的查找、检索和知识管理的实施。其大容量性，可大幅度降低保管成本。尽管电子文件有上述大量的优点，却在签署、传递、更改和回收等传统的文件生命周期管理出现了一些问题。比如纸质文件可以凭手写体签署确认文件的有效性；而电子文件却不行，计算机当中复制一个人的笔迹非常容易；纸质文件可以准确完成回收操作，而电子文件一旦发出，非常容易被复制，原件和复制件没有任何差别，因而就几乎不可能完成传统意义上的回收操作。造成这些缺憾的原因究竟是什么，这迫使我们研究电子文件的组成进行深入研究，以便寻找解决上述问题的答案。
2.电子文件的组成
电子文件的组成究竟是什么？一般我们认为电子文件就是文件的数字载体形式（如WORD格式文件、AUTOCAD格式图纸等）。但经过研究我们发现数字格式文件所承载的信息量实际上是小于纸张载体形式所承载的信息量。（如图1）。
以WORD格式文件为例，纸张文件除了文字内容传递的信息以外，可以通过签署笔迹传递签署者的身份信息；可以通过纸张的材质传递印刷年代的大致信息；可以通过其上的污渍传递出文件的流转路径的大致信息（如：有油污的图纸可能是到过车间的）。而这些信息却无法在WORD文件当中找到，这表明其传递的信息是小于纸张载体形式。说明我们原来认为WORD文件就是电子文件全部的认识是错误的，必须加上另一部分特殊的信息载体，才能等同于纸张文件传递信息量（图2）。
这部分特殊的信息载体究竟是什么呢？经过深入研究，我们发现应当增加两部分属性信息可完成上面的等式，使电子文件能和纸张载体形式承载同样的信息。这两部分信息分别是索引属性和过程属性信息（图三）。
所谓索引属性指的是用于文件搜索定位的信息如：题名、产品名称、产品代号和主题词等，类似于用于纸质文件管理的索引卡片包括的信息。过程属性指的是记载文件形成和使用的过程信息，如提交日期、签署人、签署日期、签署意见等一系列用于证明文件真实性的信息。
为什么要分为索引属性和过程属性呢？原因是这两类信息有较大区别。索引属性用于定位和检索；而过程属性则用于证明文件的真实性。索引属性的信息来源于文件正文；而过程属性的信息来源于过程；
索引属性的信息需要手工填写；而过程属性由程序自动写入；索引属性必须随同正文进行修改；而过程属性则不允许修改。
严格的讲索引属性包含的内容在正文里面都有，为什么同一信息要在两个地方保存？这是由于下面的原因造成的。过去为了方便文件的检索，必须为文件编制检索卡片。电子文件同样必须建立索引信息才能便于检索。过去在文件传递到另外一个单位时检索卡片是不传递的，而是由接收单位重新制作检索卡片。如果电子文件继续沿用这个办法，索引信息不参与传递，而由接收单位重新编制索引信息。则电子文件的高速传递特性就丧失了。因此应建立索引属性保存电子文件的索引信息，并作为电子文件的一个组成部分同时参与传递。
索引属性、过程属性和正文三部分是分别存储的，它们必须结为一个整体才能生效，因此必须有一个文件管理信息系统来实现，为每一个电子文件颁发一个终身不变的编码，用这个编码分别标识正文、索引属性和过程属性就可以把三者结为一个整体。PDM、档案管理系统和OA系统必须具有这样的功能。
3.电子文件组成理论的应用
在理解电子文件是由正文、索引属性和过程属性三部分组成理论的后，我们来看一下如何运用这个理论来解决本文开篇时提到的难题。纸质文件根据签署笔迹来判断真实性，而电子文件的真实性是有过程属性承载的，因此只需查询其过程属性便可辨别真伪。文件失效后，纸张文件通过收回原发放件使其丧失有效性。电子文件则可以通过切断正文和过程属性的关联关系，令其丧失有效性。
运用上面论述的电子文件组成理论，电子文件生命周期中在编写、签署、发布、更改、传递和回收等阶段中，正文、索引属性和过程属性三部分需要同时进行操作，其操作内容见表一。
4．结论
电子文件由正文、索引属性和过程属性三部分组成，索引属性记录题名、产品名称、产品代号和主题词等用于定位的信息。过程属性记录提交日期、签署人、签署日期和签署意见等过程当中产生的附加信息，承载文件的真实性信息。电子文件在编制、签署、发布、传递和更改等生命周期阶段，正文、索引属性和过程属性三者必须同步操作。(e-works)
