【IT168 资讯】当今世界充满了兼并、收购与全球化的扩张，一个项目很少会在同一个办公室内完成，而需要分散在全球不同办公室、不同组织及不同时区的员工同心协力一起完成。若要使分散在全球各地的团队都能实现最高的生产效率，企业必须拥有一套协同作业的环境，让重要的业务内容跨越时间与地域的界限，以最安全最经济的方式实现妥善管理及协同运作。

    特别是近几年来的金融业，无论是国有银行或是商业银行都加紧了改革创新的脚步，也开始与国际接轨、积极延伸全球化的业务触角。为了应对这些新的挑战，金融企业必须加强资源的有效整合与零活运用，以求发挥资源的最大价值；同时，也必须透过流程的简化，以及建立跨部门之间的协同作业来增进本身运营效率。为了实现这样的目标，很多金融企业已经开始考虑通过现代化的协同式文件管理(Collaborative Document Management)工具，在项目管理、产品开发等方面踏出了成功的第一步！

    金融业的业务范围和交易都比较复杂，因此迫切需要创造一个虚拟的工作与沟通平台，让成员能够在内部之间或面对客户时，就关键性的商业内容及交易，进行有效率的信息分享与协同作业。现在，已经有部分协同文件管理工具能够为协同作业提供容易使用的平台，可以进行包括整合各项工作、订立策略、规划、及执行在内的项目任务。美国Interwoven公司是全球领先的协同式内容管理解决方案供应商，在全球有超过3千家企业采用了其产品，用于提升企业内部工作效率。

    花旗银行利用Interwoven协同文档管理系统大幅降低项目管理成本

    全球知名的金融机构花旗银行(Citibank)，为了有效地加速IT项目的执行效率与品质，导入美国Interwoven公司提供的协同式文件管理系统。以往花旗银行的每一个项目大约都需要产生、签署约20至25份的文件，而花旗银行平均每一个月大约都要启动十个项目。由于集团内同时有许多的项目在同步进行，使得花旗银行在日常的项目执行与管理上，遇到许多的问题与挑战。首先，没有建立项目文件的管理系统，使得项目成员们很难去寻求到个人所需要的文件，而且就算在众多分散数据库中找到了可供参考的历史文件数据，也很难直接使用，如此一来，许多具有流传价值的文件，也就因而消失，无法将企业宝贵的项目经验传承给后人。就算是已经被集中储存的部分文件，也因为欠缺足够的能见度与详实的说明解释，而不容易被需要的人发现、使用。并且，许多项目文件都是纸本形式，又经常需要跨部门去进行签署，往往就形成了时间的浪费，而且项目的执行工作，也缺乏一致性的流程、品质标准与稽核方法。

    在Interwoven文件管理系统上线启用之后，花旗银行可以在虚拟的项目管理平台上集中存放所有预先设计好的项目管理文件模版、e-Mail的往返纪录、参考文件、议题清单以及最终的文件成品，项目团队有了一个有效互动与协作的空间，不仅大幅提高了项目执行效率，也由于所有项目的完整历程中的内容都能够被系统化地有效分类与储存，使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速。通过实施有效的文件管理，花旗银行获得了明显的效益，成员对既有内容资产的利用率显著提高，大幅提升生产力，平均每个项目成员每个月可以节省约5个工作小时，由此花旗银行每年在项目管理成本上减少了约近五百万的财务支出！

    新加坡华侨银行建立标准文档管理流程、加快新产品开发

    拥有七千名员工、年营业收入约27亿新元的新加坡华侨银行，利用协同式文件管理系统辅助产品开发。跨部门、10-25名的员工共同参与的产品开发过程产生大量文件和电子邮件，开发小组的成员经常不知道哪一份文件才是最新的版本，常发生在错误版本上进行修改的情况。此外，新加坡华侨银行还欠缺一套可用以处理跨部门产品开发事宜、检查现有产品数据的适当流程，也缺少一个集中式的知识贮存库可以保管所有的产品信息。

    由此，新加坡华侨银行决定导入Interwoven提供的协同式文件管理解决方案，建立了一套可跨七个部门集中管理产品开发流程与所有相关文件的标准化流程，还建置了一个可保管文件模版、项目纪录的单一知识贮存库，还为项目成员打造一个可以针对同一份文件进行在线实时沟通的协同作业空间。从此之后，项目成员都能在正确的文件上作业，还能够审核所有文件的修改历史、藉由仪表板功能来掌握所有项目的进度，也可开放外部合作伙伴参与产品开发过程，还可以在审核通过、发布或是年度检阅之后“冻结”最终文件版本，完全一扫过去版本混乱的恶梦！