我谈选型

    接触ERP已有几年时间，用过几个系统，都是制造业的，大同小异。而去年经历一家宾馆的选型过程之后，有了颇丰的收获。

    那是父亲的朋友新开的一家宾馆，为追求高标准的星级宾馆，老板决定用先进的ERP来管理宾馆。

    不可否认，老板的出发点是正确的，毕竟用电脑代替手写账单是时代发展的需求，也是宾馆高档次的体现。于是，他选择了一家委托公司，将需求告诉他们，由他们代为寻找软件开发商。接着，特地派出两名员工到软件中心学习该系统的操作，最后，软件成交。

    整个过程很简单，就那么几个步骤，和一般的选型过程一样，花几万块，轻松搞定。而实际上，这是简单的过程，结果却是败得一塌糊涂，开业半年后的今天整个系统仍然处于闲置状态，导致老板损失将近十万元，一次惨痛的教训，受益匪浅。

    作为一家没有运用过ERP的公司，首先需要确定管理需要的模块以及费用预算。推行者应该将选型作为一个项目来看待，召集可能使用系统的人员组成一个团队，一起讨论，集思广益，以确定需求的模块及最方便的操作界面，而且由于这里加入了操作员的讨论，在后续推行时，更能发挥他们的主动性。然后选择合适的软件开发商，这点尤需慎重，因为现在市面上大大小小的软件公司都言称可以开发各式各样的系统，所以选择适合自己的才是最重要的。上面那位宾馆的老板他却将这一步省略了，直接找到销售电脑（硬件设备）的厂商，并将软件的需求一起交给他去完成，自己没有直接和软件开发商沟通，导致后面问题一个接着一个，最终失败。所以，选择软件开发商一定要有针对性，要确定其有开发你需求的软件的能力，最好是找到几家进行比较，从服务、价格、实力等进行逐步筛选。

    接着，人员的培训。作为老板，常常身兼系统的推行者，首先要让操作员明白其重要性，并施加适当压力使他们尽快适应新的工作方式，但是不可以强制性执行，以免员工面对改变而措手不及，采取逃避的方式离职。其次，要确保软件开发商能够提供完整的培训，充满责任心，教会操作员使用新的系统，并接纳其使用过程中提出的改善建议，因为系统是边运行边完善的。比如资料录入的重复性，在开发时可能没有考虑到使用的灵敏度，导致一个简单的基本资料却要几个界面去完成，结果是不仅加大工作量，让人容易疲倦，重要的信息没填，不重要的却一大堆，完全起不到管控的目的。更严重的是让客户等待的时间过长，引起客户严重的抱怨。因为一个基本资料不仅无法在同一个界面完成，而且全部需要输入。其实像固定的信息完全可以设置成自动选择，如性别、年龄、出生年月、入住日期等，也可以设置成默认信息，如打单日期、流水号等，这样不仅可以提高工作效率，提高客户满意度，还可以将错误率降至最低。还有，操作员的权限务必要明确，录入系统的资料应该具有可追溯性，包括操作员、时间等，否则容易引起责任纠纷，系统资料也可能乱成一套。录入的步骤和资料应标准化，以保证多人操作，资料统一，给人训练有素的良好感觉。

    最后，系统安装、调试。这是系统正式投入使用前的最后一步。系统安装好后一定要先试运行。最好是有一到两个月的时间让操作员去适应新的工作方式，并且尽量将运行过程中的不适以及更好的建议提供与软件公司进行改善。

    当系统正式投入使用后，最重要的是贵在坚持，这样才可能充分利用系统带来的便利，才可能达到管理的目的。当然，还要确保软件开发商可以提供后续的升级和维护工作，最好是双方签订合同，以便追溯。

    其实所有的选型不外乎上面几个步骤，一个项目的执行不过也是遵循PDCA的过程，但就这么简单的几个阶段，却常常被忽略了该重视的细小环节，以致开发出来的系统不好用，或者未投入就瘫痪。选型的过程中，不仅要和软件开发商时刻保持联系，准确描述你的需求，还要与内部人员提前做好沟通，让他们一起加入这个过程，并有充分的心里准备迎接新的工作模式。