当Kirkland & Ellis律师事务所准备启用新办公场所的时候，公司的IT需求就成为新办公楼设计方案所要考虑的重要因素，在这个过程中，CIO发挥了重要作用。
“IT友好型”办公楼的蓝图
当一家公司决定乔迁新址或者重新搬入翻新后的办公楼时，技术上的考虑往往被置于费用、位置和设计之后。人们多少存在这样的想法——技术的无限灵活性使其在任何场所都可以得到合理的安置。
可是今天，随着技术需求变得越来越复杂和重要，CIO们发现IT在有关公司办公场所的决策中开始扮演起活跃的角色。这样以来，CIO们不仅有机会将修改新办公场所的设计方案，使其能够满足公司现在和将来的技术需求，并且他们也可以在最恰当的时机——在图纸上完成上述修改，而不是在施工开始以后。
这一趋势在Kirkland & Ellis律所的例子中可以得到最好的展现。Kirkland & Ellis是一家在芝加哥拥有庞大的办公机构的国际知名律所。先前，Kirkland & Ellis的办公机构坐落在芝加哥市区的安然中心，前后历时30多年。两年前，Kirkland & Ellis签约成为一栋1,300,000平方英尺的新办公楼的长期承租商，该栋楼正在由hines开发，坐落于芝加哥河北岸的LaSalle大街。
从那以后，Kirkland的CIO Steve Novak就在确保新办公楼能够满足公司的技术需求上发挥了核心作用。
他说：“从一开始我们就认识到，关于新办公楼的任何决策都必须将公司的技术需求考虑在内。这是我们的一个重要思想转变，我想对其他非技术类公司也是如此。”
在公司评估方案的早期阶段，Novak就积极介入了。公司最终决定放弃翻修旧楼而选择搬迁进一座新办公楼。的确，技术上的需求被证明在整个决策中发挥了关键作用。Gregg Kirchhoefe是Kirkland 的合伙人并兼公司技术委员会主席，该委员会在整个搬迁过程中一直在协助开展工作，Gregg Kirchhoefe说，“我们之所以决定搬迁，技术是一个非常重要的因素。我们现在的办公楼是在70年代投入使用的，对过去的那个时代而言它是神话般的，但是对于今天而言它显然已经过时了，它的陈旧的设计使我们无法安装新的技术和系统。通过翻新将它改造成为世界优秀的办公场所的代价更是高得让人不敢问津”。
Novak.说：“很明显，我们已经没有空间来安装线路了。比如说，工位隔间已经全满了，我们只能利用邮件通道或者其他可以发现的空间来安装线路。”工位和壁橱都是很小的房间——大约80平方英尺——用来存放配线和其他设备。
IT友好型设计
Novak说，一旦搬迁的决定做出，接下来的第一步就是要在更为广泛的意义上搞清楚公司现在和将来的技术需求。为了弄清这一点，我们进行了一项为期数年的工作，对公司技术作业的每一个方面都进行了详细的考察分析，以确保获得新办公楼各方面的最优指标。
Novak说，“我们的目标是搞清楚在哪那些地方需要照顾技术上的需求以及需要如何做才能实现上述目标。在70、80年代，关键业务系统（mission-critical tech systems）——随处可获并且可以在24/7的基础上运行——不是法律行业的标准配置。然而，今天他们已经成为了法律行业的基础配置”。
调查分析的第一阶段持续了18个月，发展出了一套计算新办公楼的供电系统、制冷系统以及使用面积的运算法则。
第二阶段主要包括对57层大厦中将由Kirkland使用的24层进行电脑模拟和对不同技术设备的多种安装场所进行测试。这一阶段在去年秋季也就是新大楼破土动工之时已经完成。
最后的阶段仍在进行中，该阶段主要涉及每个楼层的具体规划，甚至包括秘书们将坐在哪以及他们将使用什么耳麦。公司计划在2009年的第二季度搬入新大楼。
在这三个阶段中一个非常重要的需要考虑的事项就是个人权衡。Kirchhoefer说：“在你就所需要的技术作出选择之前，你必须对公司的企业文化有深刻的了解。”
比如说，对于大多数高科技大厦来说，一个重要的问题是是否铺设高架地板从而为每个工作站的配线留出足够的铺设空间。这样做的优点是使得改装地板更为容易，缺点是增加了大楼的高度，也增加了成本。
Novak说：“我们对自身的工作方式进行了研究，认识到我们不会在一个大房间办公，在这样一个大房间力各个业务部门来来往往，办公桌被不断的重新摆放。这不是我们企业文化的一部分。于是，对我们来说，额外投资铺设高架地板就没有什么意义。”
在全部三个阶段中，Novak与负责公司楼层设计的Skidmore和Owings & Merrill以及坐落于芝加哥的技术咨询公司Baker Robbins & Co一直保持密切合作（大楼是由Pickard Clinton设计的）。Novak说，Baker为公司提供了所有的与IT有关的机械、电子和管道事项的基本设计，并为公司未来的技术项目提供了建议。
Skidmore的执行合伙人Richard Tomlinson说：“在今天，技术预期就像速度一样越来越高，随处可得并简单易行。在笔记本电脑时代，人们不想再被与墙壁束缚在一起。你必须与IT人员密切合作将这个时代所特有的灵活性融入进新大楼的总体构造设计之中”。
新大楼将在公共场所和会议室为互联网用户提供Wi-Fi网络服务，Kirkland也正在安装供自己的雇员使用的Wi-Fi系统。为了便于无线网络信号的传送，公司要求在其将使用的楼层内使用石膏材料的天花板砖。石膏——不像金属——是一种对电子信号不会造成干扰的中性建筑材料。
作为Baker Robbins主管之一的Steve Falkin相信，大型公司和开发商对技术的预期已经发生了重大的转变。
Steve Falkin说，“今天在很大程度上，大的承租商认为他们将在技术上实现自足，并将拥有他们自己的网络和系统。他们将不再完全依赖于其所承租的大楼的基础结构所能提供的技术设施（大楼基础结构是指四周墙壁，任何没有被承租商占用的空间，比如说门厅，以及那些任何一个城市建设规章都会要求具有的基础设施）。但是，他们也认为大楼的基础结构不会阻碍他们想要做的，甚至会为他们所希望采用的技术项目提供足够的空间，从而使网络、电话、有线电视和卫星通信等综合服务提供商能够顺利安装设备。较早就深谙此道的Kirkland确保了上述事实的发生。”
未来的计划
的确，在很大程度上，新大楼——即使那些不属于Kirkland使用的楼层——都是按照Kirkland的特殊要求建设的。
开发商Hines的新大楼的项目经理Aaron Bowman说，“新大楼因为Kirkland的技术要求而变得活跃起来，施工设计不断被修改”。Bowman并没有因此而抱怨，他说，“如果不是因为Kirkland，我们不可能把大楼建的让人看起来如此满意”。
Novak承认Hines在某些方面也试图说服他们，主要是因为Hines此前从没遇到过在细节上如此挑剔的承租商。Novak说，“一开始我们的确招来了开发商许多不理解的眼神，可是最终开发商还是认识到了按照我们意想的方式建设大楼的价值所在。随着时间的经过，Hines认识到我们所要求融入施工设计中的那些细节都是有道理的，即使由其他承租人看来，这也正当的”。
Novak补充到，我们总体上的目标是提高灵活性和可靠性。比如说，在一般楼宇中，供电系统和电子服务系统通常都是通过一个地下通道进入大楼内部的。可是Kirkland要求开发商设置两个结构独立的通道。Novak说，“这样以来，如果在大街上作业的挖掘机将其中一个挖断了，我们仍然可以通过另外一个通道正常工作”。
（可是，在供电系统上，Kirkland不得不做出妥协。Novak说，“我们想通过两个不同的高压输电网进行电力传输，但是这牵扯到整栋楼的公共决策，不是凭借单个租赁协议就可以提出具体要求的”。）
此外，从制冷用的冷水到内部存放设备用的壁橱（riser closets），还存在众多额外的细节问题。比如说，大楼的基础结构为每层楼设计了两个壁橱。然而在Kirkland将要使用的楼层，Kirkland要求增设两个额外的壁橱用来存放室内网络和系统设备。
Novak说：“这些壁橱都是隔离开的。我们将在自己的隔间里运行自己的网络服务，他们将通过大楼基础结构的壁橱运行整栋楼的网络服务。”
另一个目标就是效率。为了尽可能减少配线的数量和提高技术维护员访问系统的速度，Kirkland要求他们楼层里的壁橱组合在一起设置。
配线本身是光纤和铜线的组合。Novak说，“通讯线路的主干是光纤，因为光纤能够为现在和将来的传输协议提供更高的灵活性，但是在我们自己的楼层里将通过铜线提供服务”。
公司同时也预见到有一天无线网络和许多其他的新技术——虽然许多至今尚不存在——将要发挥更大的作用，为此，公司要求在许多区域建设时要加大容量和灵活性。
Novak说，“技术项目在18个月到3年的周期里趋向于相对明确。在此之后，关于未来的技术发展又变得越来约模糊。但是适应未来技术发展的方法就是在设计中融入更大的灵活性。方式之一就是确保你可以随着时间的增长不断增大供电系统的负荷。即使单个装置在供电配置上越来约灵活有效，供电装置的总体数量仍然在保持增长。将来的趋势就是需要更大的用电量。这就意味着你需要装配12号 的线路而不是10号的，即使你今天只需要10号的”。
这也意味着需要增加楼宇供水管道的口径，从而能够输送更多的制冷用水，同时也要确保设备是容易接近的，这是上文已经提到的有关隔间问题的部分原因。
不要把你的设计规划完全依赖于任何一个设备供应商也是一个关键点。来自Baker Robbins的Falkin说，“你不希望完全依赖卖家A的设备来设计你的楼层，因为卖家A很可能在3——5年就消失了。你需要以一种足够灵活的方式设计你的楼层从而使你的空间可以适应一系列的不同卖家的产品和技术。”随着数据中心的设备越来越集中，Falkin补充说，“在这里，困难之处不是必然与空间有关，而是关于供电、制冷以及线路的。从一个未来的观点来看，困难来自于你需要将这些核心系统设计得能够根据你的不断变化的需要随时扩张或者缩减”。
任何大公司的技术项目的核心都在数据中心。Kirkland的数据中心将要和大楼的机械作业部分分享第四层。这可以说是一种不寻常的安排但从成本角度看具有一定的优势，因为像数据中心通常是会被安排在承重楼层的。Novak说，“我们从这样一个机械楼层的标准设计中获益颇多”。
Kirkland的8,000平方英尺的数据中心将包括4个无间断运行的625千伏安的供电系统，一个240吨储水量的制冷系统和一台2,000千瓦的发电机。
公司的“一步到位”的方式也包括为其卫星通信设备在楼顶争取足够的空间。Novak说，楼顶的空间需要在早期就与开发展协商好，因为这影响得到大楼的美观或者其正面的形象。Novak补充说，Kirkland并没有完全确定公司将如何使用楼顶的空间，但明确了可能安装用于增强楼内无线网路信号的天线。
一项由CIO主导的合作
Kirkland在积极参与了这次具有实质意义的楼内空间的设计规划后，也制定了一份独特的100多页的租赁合同，其中有20页专项论述了其技术需求。
Hines的 Bowman说，“我们此前从没见过那样的租赁合同”。
Novak说，“开始时，我们采用了传统的合同文本，分别在需要的地方就我们的技术需求进行规定，这样以来我们所有在技术上的特殊要求就被分散在各处了，局面变得如此繁杂以至于我们无法就所有信息进行整体把握。这一句，那一句，让人无法把握其前后连贯性，特别是我们又拥有一个比以往更为细致入微的技术规划。同时我们面临的另一个挑战是我们发现我们于此时在租赁合同中添加的内容，在其他的交流或者谈判中又被变更。采用这样一种方式的最终结果就是使得租赁合同中与特殊技术要求有关的内容支离破碎，不构成一个连贯的部分。要想改变这一点，非常困难。”
Novak补充到，“我想这很可能向我们预示了未来技术租赁谈判的远景”。
租赁合同非常详细。条款中有一条是要求Hines采取措施确保Kirkland的系统不会受到电磁干扰——也就是来自于大楼内其他区域的电子系统的干扰。
Bowman说，“如果任何他们的隔间与电梯控制室相邻，我们都被要求用金属隔板将其隔离开。”
这种方式所带来的财务上的负担是显而易见的。大楼基础结构的构成是开发商的责任。Bowman说，“无论租赁合同里怎么写，那都是我们的责任，所以说90%的相关费用是由我方来承担的”。
Novak确信Kirkland的做法最终赢得了Hines的默许，因为如果在设计阶段的早期就及时提出修改意见，即使最精细的技术项目也不会增加太多额外的费用。他说，“这就好像从头开始一样，可以轻松地在图纸上做出修改。我确信知道自己想要什么并提出要求就已经是成功地一半了”。
(IT经理世界)
