即时通信逐渐成为企业必需
在即时通信系统提供商们看来：“与即时通信相比，e-mail就像是由传统的邮递员派发的信息，传递速度慢的像蜗牛。员工们希望在工作中就一些问题得到直接的回答和指导，而发出e-mail后往往石沉大海，等待的时间真是既漫长又折磨人。”
“而且，新一代的企业员工都很熟悉网络，也习惯于使用即时通信工具。” Akiba Saeedi，一位基于IBM Lotus软件开发即时通信工具的工程师说，“即时通信的概念越来越受到企业的认可，在不久的将来，即时通信系统就将成为实用性的商务工具。”
在一些企业中，新一代的员工已被企业要求必须在工作中使用即时通信系统。但即时通信系统开始流行的核心原因不是这种要求，而是工作效率的切实提高和工作方式的改变。
在一家律师事务所担任技术设备经理的Sam Blumenstyk介绍说：“我们对待即时通信系统的态度和使用习惯各不相同，但显然年轻人用起来更得心应手。比如，“一位律师正在电话上与人交谈，这时他的助理可以通过即时通信系统通知他一位重要的客户正在另一条电话线上等他，而不必像过去那样打断律师的谈话。这种办法确实让人感到舒服许多。”
Userplane公司CEO Michael Jones说：“企业开始感受到即时通信系统在增强客户关系，提高客户满意度和成本控制上带来的实实在在的好处。”
美国在线的商务拓展主管John Bracken认为：“即时通信系统具有独特的优势。即时通信系统将成为人们通信工具中的一个重要组成部分，更多的企业推行使用即时通信系统只是时间问题而已。”
但在企业正式部署和使用即时通信系统之前，还有一些问题需要明确的答案，以供企业作为制定即使通信战略的参考。
即时通信系统能否提供端到端的加密信息传递？
使用公共性质的即时通信系统，就像使用公共e-mail网络一样，信息就像明码电报一样在点到点之间传递。但对于一些企业来说，这种公开性是无法接受的。在将即时通信系统作为企业IT支撑系统部署之前，许多公司都在关注即时通信系统能否实现端到端的加密信息传递。
事实上，企业对于信息加密传递的需求给企业级即时通信系统提供商们带来了机会。“这是许多企业从应用公共网络转换到使用企业级即时通信系统的根本原因之一。” 一位为企业部署SameTime即时通信系统的工程师介绍说，“那些安全保密意识最强的企业成为了SameTime系统最早的一批客户。”
如今，像SameTime、Reuters IM这类安全加密型即时通信系统已经广泛的被财政金融企业所应用。此外，销售人员、客户代表等也是即时通信系统的热情追捧者，他们的两个耳朵和一张嘴显然不具备同时应对50个电话的能力，但却能在电脑屏幕上同时开着50个即时通信的聊天窗口。
当IT系统真正具备良好的可管理性，那么就会唤起企业的使用热情，即时通信系统也是如此。确认所选择的即时通信系统具有端到端的加密传递功能和可对其安全性进行管理，这对于企业和系统提供商来说都是非常重要的，是推动企业应用的一大推力。
即时通信系统可以记录所有的通信信息吗？
并非所有的企业都对即时通信系统的安全性和加密功能有很高的要求，对这些企业来说，安全性不是他们考虑是否部署即时通信系统的核心因素。看看e-mail的使用情况就很明白了，绝大多数商业信息还在完全没有加密措施的e-mail中传递着。因此，有系统提供商认为：“决定企业是否应用即时通信系统的一条核心因素就是该系统是否有强大的记录和审计功能。”
一些企业要求，即时通信系统能够记录所有的通信信息，并能按其档案管理政策所要求的那样存档，具备搜索和审查功能。的确，如果企业的商务决策要依靠即时通信系统上传递的信息，例如股票经济人通过系统向客户传递的股票交易信息等，那么这样的要求不仅合理，而且是必须的。
即使这些信息对于商务决策并不重要，许多企业依然重视系统的记录和存档功能。在一项调查中，三分之一的调研对象表示不能容忍员工肆无忌惮的通过即时通信系统传递未经许可的信息和垃圾信息。“如果系统上充斥着各种牢骚、抱怨和与工作无关的信息，那么对于企业的管理会造成很大的危害，导致效率的低下。” Akonix Systems公司市场副总裁Don Montgomery说。
不过，需要说明的是，对于通过即时通信系统所传递的电子信息是否具有法律效用，在法律界还存在着争议。对于企业记录所有人通信信息的做法是否适当合理也还没有明确的法律规定。
即时通信系统是否提供固定的群组聊天室？
群组聊天室已经成为企业内部网中一个新的组成部分。群组聊天室是分享企业集体智慧的场所，也是各种问题能够得到即时解答的场所，特别是关于客户服务的问题。
一些即时通信系统，如SameTime、Reuters Messaging等，支持创建固定的、永久性的群组聊天室。不仅扩大了即时通信交流的人数，而且能够把所有的通信内容记录下来，这样，员工即使在不上网的情况下，也可通过翻看记录寻找所许需要的信息。群组通信、记录一切、知识管理，这就是即时通信系统支持创建群组聊天室的意义。
即时通信系统能否与企业现有通讯体系整合？
SameTime、Jabber Now和微软的LCS即时通信系统，支持企业将已有的邮件通信录等各类型的通信录无缝移植到系统之中。其他一些系统，如Nakisa、Parlano 和SameTime，还具有按企业组织结构分层级搜索特定人员的功能。一位企业客户在评价SameTime系统的使用情况时说：“能够像使用内部网那样通过即时通信系统查找相关人员，这使该系统超越了单纯的交流职能，使它的功能更广泛，更适应企业的内部的商务流程。”
即时通信系统是否能够拦阻垃圾信息并免受病毒侵害？
与e-mail相似，即时通信系统同样面对垃圾信息的挑战。对此，一些即时通信系统通过设置能够拦截特定人和特定群组发送的垃圾信息。此外，一些第三方信息安全提供商，如Akonix和Symantec's IMLogic，也向企业客户提供额外的信息安全方案。这些供应商认为，与e-mail相比，即时通信系统可以更简单更有效的拦阻垃圾信息。
而在防病毒方面，信息安全提供商认为：“对系统使用者安全意识的培训是解决病毒问题最有效的办法。”
即时通信系统是否具有拓展性？
成功的企业即时通信系统最终要具有能在任何地点、能被内部任何人随时使用的性能。因此必须对系统部署的宽度、拓展性和接入环境有充分的了解。
一位系统提供商从切身经验出发介绍说：“这些数据的量化和系统的持续拓展性是企业用户普遍关注的问题。”
毋庸质疑，即时通信系统在企业中的应用越来越广泛。但是选择对合适的系统并非易事。至少，以上列举的这些问题将帮助企业客户进行更多的思考，帮助他们做出更正确的选择。
