【IT168 专稿】当你决定开始招聘的时候，人力资源部也许会请你写一份职位说明书贴在公司内部，或者用它来告诉中介机构或猎头公司与空缺职位相关的信息；即使公司的招聘程序中没有规定要准备职位说明书，你也应该给你的团队成员每人准备一份对他们所做工作的描述，这样，他们就不会对自己的工作职责有丝毫疑问了。
职位说明书不等于合同
职位说明书只是一份说明而已，并不是合同。这个区分非常重要：
①许多公司同雇员都有正式的合同，而制定职位说明书不是为了用于合同。有一些公司有非常正式的、具有法律效力的、员工一进公司就必须签的合同，但是这样的合同是有着非常严格的条款并且具有强大的法律效力的文件，而不是用于界定一个员工应该做什么或者用来罗列员工不应该做什么的文件。职位说明书不具有法律效力。
②事情是变化着的。无论你的员工是否愿意接受工作职责的变化，公司还是要靠你来保证工作的灵活性。你的上司可能会要你去做各种各样的事，可能会在一周之内多次要求增加或减少你的工作内容。那么你就必须很快地适应这些新的挑战，并且能够使你的员工随着新的工作进行转变。职位说明书能够明确定义一个IT专业人员的工作范围，严格限制个人的灵活性并且从根本上限定了经理和部门的职责范围。
职位说明书的格式多种多样。公司的人力资源部通常会规定标准格式。职位说明书更像是一份提纲，通常有一到两页。职位说明书应以简单的事实为开始，详见下列关于职位说明书的示例：
职位说明书示例
职位名称：高级Java程序员
职位概述：为公司新的电子商务网站编写程序代码．
直接汇报人：电子商务开发部经理罗伯特•史密斯
所领导的直接汇报人员数：无
是否需要出差：否
具体要求：3年以上的开发经验，10年以上的其他语言开发经验(C，C++，Pefl，SQL)
薪酬范围：75000元～95000元/年
职位说明书的要求
职位说明书还应该符合这样一些一般要求：
职位名称：我们都希望职位名称对工作具有一定的说明性，并且是未来的雇员把它印在名片上可以引以为豪的。但是像“二级IT专员”这样的名称显然没有意义。使用具有行业标准的名称或描述，能使你和未来的员工将做此份工作所应具备的资格与薪酬福利在同行业中进行比较。
职位概述：对工作所承担职责的简短描述。
直接汇报人：指明该职位向谁及什么职位直接汇报。这能够帮助了解该职位在整个IT部门的组织架构中的位置及在其中的上下关系。
所领导的直接汇报人员数：指出向这个职位直接汇报的人员数量。这能够帮你提供一些关于此职位的简单信息(如操作员、程序员，还是其他经理，等等)。
最低要求和具体要求：对于所要做的关键事项，要列出最低的、最起码的要求(并且要写明是最低要求)以及具体要求。如果你需要一位有3年开发经验的程序员，那么一定要明确提出来。
受教育、接受的培训及所取得的认证的要求：如果是做这项工作的要求，那么也要明确。
所需经验：如果公司不要求必须接受过正规的培训，那么会要求有最少年限的实践经验。
是否出差：如果这个职位需要出差，指明这一情况非常重要。通常是指明出差时间的百分比即可，而且要尽可能地诚实。由于很多应聘者不愿意出差，所以你可能需要仔细地估算甚至多估算一些时间。你还应尽量详细描述，指出是国内还是国外，或是两三天的短期出差，还是几周或是一次几个月的出差。
薪酬范围：如果职位说明书中包含薪酬方面的内容，通常只会包含一个范围。如果还有奖金，你可以指出奖金的额度，或只是注明“享受奖金的待遇”。
其他细节和示例
除了以上内容外，你可以更深入一些。可以包括具体的工作职责、义务及优先条件。职位说明书中工作职责部分可能占最大篇幅。在这部分中，你可以指出你对这份工作的期望。这类内容包括：
这个职位如果会负责一些经费，那这部分经费有多少；担任这个职位的人通常需要做的报告及发言内容；任何用于衡量是否胜任的方法(如正常运行的时间、解决问题的时间、反馈时间及每小时的交易数量等)；操作职责(备份、数据维护、系统启动和关闭、日常资源和服务检查以保证正常运行等)；人际交往能力；对工作或程序记录的要求；具体的安全责任(实体的或应用上的)；任何重要的即将接手的或正在进行的项目；任何这个职位所需要维护、使用的系统资源，如应用程序、硬件、操作系统、通信设备等；同公司其他部门或同汀部门内其他团队的协调工作；质量保证、测试及灾难恢复等职责；是否需要随时待命(如是否需要24X7的随时待命、远程访问、配备寻呼机或移动电话等)，早班、晚班或轮班等。
一份更为详细的职位说明书的示例：
所掌管的经费：无。
通常要做的报告／发言：周报，每周员工表现的总结(非正式的，但很重要)。
合格的标准：没有正式的，但是需要同开发团队紧密合作确保在规定时间内完成工作。所有代码的编制过程都必须受控制，’以免出现停滞状态。
运行责任：没有系统责任，但是必须遵循标准的公司规定的开发程序，包括备份程序、系统整合方法等。
人际交往能力：必须能够在一个集中的，有最终期限限制的工作团队中工作。
对记录工作／程序的要求：见上。遵守公司的所有规定。
具体的安全职责：必须签订公司保密协议。泄露公司正在开发的项目或公司机密将予以解雇。
重要的正在进行和即将接手的项目：一旦正在进行的电子商务程序开发投入使用，接手其维护工作。
此职位所要负责维护的系统资源：无。
同公司其他部门的协调工作：必须同公司的销售工程师及高级IT人员密切配合以便按时完成项目。
对于质量保证、测试及灾难恢复的职责：在开发周期中要遵守所有系统测试的规章。
是否要随时待命：无。这个职位有时需要加班。
职位说明书不能忽略的内容
一个工作的某些方面，比如是否需要经常出差或者工作环境如何，会对应聘者的决定有很大的影响，职位说明书一定要包含这些方面的内容。
项目经验：例如，如果你在寻找一位数据库管理员(DBA)，你知道这个人将要在未来的一年到一年半的时间里运行一个数据库，那么你就要在职位说明书中明确你需要一位具有数据库管理经验的人。
工作环境：也许你想找一个在同你的公司规模相似的公司中工作过的人，特别是你的公司规模特别大或特别小时。
分支机构的数量：如果你的公司有许多相距较远的分支机构，你也许想指明，你需要应聘者有在同样有分支机构的分散公司中工作过的经验。
行业背景：由于企业环境在不同的行业中有很大差别，你可以表明你希望某一具体行业的从业经验(如财务、生产、法律、出版、广告、消费品及医疗保健等行业)。
多平台的使用经验：如果你的信息环境是多种技术混合的(有可能是由于公司的并购，或将来的其他技术的引入)，你可能需要寻找在多种技术并存的环境中工作的人员。
工作的种类：如果工作主要是以具体实现系统设计为中心的，而不是以维护为主，或者是比操作更具有战略性的，那就应该说明。
单独工作还是团队合作：如果这个职位是负责一些合作性的工作，或者在本质上是需要独立完成的工作，那么就应该说明。团队是静态的、长期存在的，还是非常动态的、只具有短期目标的，都应写明。
写职位说明书时很容易写进过多的内容。应该尽量避免啰嗦，并要记住，职位说明书应该是对某个职位是什么以及有什么要求的简单准确的描述。
