【IT168 专稿】OA作为目前正在普及的应用软件，很多公司都在为选型而发愁。其实办公自动化系统对于多数公司来说，需求相对比较固定和通用。那么如何量化软件服务商的产品功能需求符合度呢？笔者对OA提出以下需求的功能点，可以进行打分评价和对比，这些功能需求点可以用于OA选型，也可以提供给软件服务商作为需求输入参考。
① 对每小条的功能需求可以按照“满足程度”进行打分。完全满足：3分 ；需要简单开发即可满足：2分；需要大量开发满足：1分；无法满足：0分；然后对打分进行合计，除以总分，就能可持续地量化软件服务商的产品符合度了。
② 对于需要再进行二次开发的，可以明确估计和说明预开发的成本，并且详细说明这种开发可能引起的其他问题。
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序号
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功能模块
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功能说明
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满足值
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说明
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1
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OA的整体要求
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1) 操作简单，界面简洁
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2) 性能稳定，功能完善
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3) 支持大集团用户（用户数>3000，并发数>1000）
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4) 有有效的安全保密措施
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2
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系统集成
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5) 实现LDAP协议
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6) 支持Kerberos协议
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7) 支持KPI协议
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3
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单点登录
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8) 支持以OA为portal，能实现通过OA登录其他系统，而不需验证账户
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9) 支持员工自己手动嵌入自己经常访问的软件（B/S结构）或网页
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10) 支持可以自由地挂接一些常用的业务小系统
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4
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基础数据同步与一致
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11) 对于公司的公共基础数据，如：组织结构、员工等相关数据信息可以从HR继承过来（HR可提供相关的接口），这些数据能与HR保持一致和同步
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5
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个人设定
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5.1
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账户设定
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12) 支持员工自由修改密码，并能与HR一致和同步
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5.2
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状态设定
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13) 员工可以在OA设定自己当前或即将工作状态，如：工作，请假，休假，出差等，以便能让其他同事知道该员工的状态以方便工作交流
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5.3
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修改个人信息
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14) 新员工入职登录OA后，需要对自己在OA上的个人可修改的信息（如：联系方式等）进行修改或添加
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15) 允许员工以后也能对这些信息进行更新和修改
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16) 系统对必填而未填数据，能进行必要的提醒，以确保基本信息完善和更新及时
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6
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个人办公
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6.1
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任务计划
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17) 任务计划可以有多种划分方式，如：年计划，季度计划，月计划，周计划，日计划等；也可以按照部门或项目组划分
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18) 计划与人员的关系，支持多维（m：n）
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19) 任务的安排可以是上级、自己或是同事协作
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20) 任务安排可以知会其他人员
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21) 任务的状态可以根据时间或是完成的程度不同进行不同的状态转换；如即将处理的任务可以转换为待办事宜，已经完成的可以直接归为工作日志等
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6.2
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任务权限
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22) 领导有对任务进行安排并且有修改和批示以及监督管理权限
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23) 员工对自己的工作计划有修改权限，但已批准的，只能有请示变动的权限；对非开放对象应无阅览权限；
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24) 协作的工作计划可以发送给多人，并能知会给相关人员等
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6.3
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待办事宜
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25) 员工对自己的工作计划有修改权限，非开放对象无阅览权限
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26) 协作的工作计划可以发送给多人，并能知会给相关人员等
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6.4
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工作日志
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27) 工作日志的条目可以直接从已完成的任务计划转移过来，并可编辑
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28) 可录入和修改当天的工作任务，但不可更改以前的工作日志
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29) 日志可形成各种报告如：日报、周报、月报
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30) 报告可以自动提交，提交的日期可由员工自己设定，如：每天、周末、月末
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31) 系统应能及时提示员工填写日志
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32) 报告提交支持附件
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33) 上级可以对工作报告进行批示和回复以及相应的工作评价和考核，考核的数据可以提交给HR的评估系统
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6.5
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电子邮件
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34) OA能与Exchange邮件服务器对接
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35) 发送邮件时，收件人栏目支持多发，群发以及抄送等功能，支持地址复制
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6.6
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及时通讯
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36) 提供在线及时通讯寻呼功能，通讯寻呼由员工自己根据事情的紧急程度判断使用
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7
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通讯录
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7.1
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公用通讯录
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1) 能记录集团各分支机构的通讯联系数据，由相关的管理员及时维护
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2) 记录公司员工的公共通讯联系方式，基本的数据项可由HR来维护，即继承HR的数据并能与之保持同步
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3) 个人可以更改OA上由员工自己来维护的信息
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4) 公司的联系人列表可按组织结构的部门划分，在信息群发的时候可以按部门组群添加
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5) 能提供多种查询方式（ID，分机号，邮件等）
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7.2
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私有通讯录
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6) 员工个人通讯录和名片夹，完全由员工个人来管理
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7) 员工离职时，私有信息可以自己删除
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8) 其他员工未授权员工没有相关权限
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8
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工作流
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8.1
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工作流的基本要求
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9) 工作流可以自定义并灵活地创建和修改
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10) 在节点选择上可按岗位或角色来处理
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11) 在节点的审批和流转过程中支持多路（逻辑上支持与、或、并等）分支、合并、倒退、逆转、循环等各种流转方式
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12) 支持流程的嵌套
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13) 支持流程审批委托
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14) 支持数据范围条件判断
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15) 支持电子签名或电子印章等安全措施
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16) 员工对自己有权限的工作流可以进行跟踪和查看，可以进行催办和督办
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17) 对于特殊卡死掉的流程可以进行修改或终止
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8.2
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收文管理
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18) 可完成公司外来或上级或兄弟单位的公文登记、管理、批阅、分发等，并可完成归档、查询等过程的处理
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19) 部分公文的分发可以在系统中提示相关人员
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8.3
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发文管理
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20) 可在网上完成公司内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理
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21) 可对起发放、作废、归档等操作做相关的系统记录
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22) 提供数字签名或电子印章技术，在发文流转中，拥有相关权限的人才可以对其进行相关的操作，如：修改、填写意见、作废等，各种操作需要留痕
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23) 发文时可以知会相关人员
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24) 能进行相应的归档和查询管理
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8.4
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公司文档管理
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25) 对收文和发文的公文管理，支持多种级别的分类
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26) 支持多种栏目管理，可以创建多种文件柜
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27) 对于不同的栏目、不同的柜、不同的文件，拥有不同权限的角色操作的权限都可以进行不同的定义
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28) 对于有些特殊文件需要提供加密支持
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29) 对于一定时期的历史文档可以进行打包封档管理
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8.5
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个人文档管理
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30) OA提供个人文档管理空间，但是需要进行空间大小限制限定
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31) 可以允许被允许员工进行浏览或拷贝
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32) 员工离职时，允许自己清除个人文档空间
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8.6
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设备申请
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33) 对于耗材类的办公设备申请，需要做估价和费用记录，并能进行统计和核算
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34) 对于非耗材类设备需要进行记录和管理
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9
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电子论坛
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35) 电子论坛可以创建不同的板块，精彩的发言可以直接到知识中心作为知识贮存
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36) 在论坛上可以发起倡议、建议和发送消息，并能对此进行投票和相关的信息调查
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37) 提供查询功能
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10
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知识管理
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38) 可以分为不同的栏目进行管理
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39) 有相互关联的知识文档可以建立必要的联系方式并能通过相关查找手段找到
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40) 不同的角色对知识文档有不同的操作权限；
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41) 提供较强大的搜索功能，可以支持内容关键字的查询，以便知识的快速查找和索取
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42) OA中其他模块下的有意义的文档可以直接归到知识管理的相关栏目下
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11
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学习互动
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43) 支持课件的上传下载和修改，可以播放多媒体课件，有进行访问和下载次数统计
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44) 支持课件讲授和在线互动交互
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45) 可以进行课件满意度调查，可以对课件的进行信息反馈
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46) 根据业务范围不同可以对课件形成不同的类别
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47) 根据访问权限不同可以对课件的访问权限进行不同的控制
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12
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公告栏
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48) 可以自由地分成不同的栏目，如管理规章制度、VI系统、企业新闻、公文信息发布
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49) 可以提供更小类的划分
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50) 对各种规章制度和公文提供有效时间标示和失效标志
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51) 对重要的公告，任命统治和公文，根据角色的不同，权限是不一致
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52) 不同的部门对各自部门的公告栏拥有的权限不一致
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13
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企业期刊
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53) 企业期刊需要支持在线投稿
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54) 稿件在线编辑、修改
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55) 形成电子期刊
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56) 各种修改和编辑需要支持留痕支持
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14
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会议管理
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57) 会议室的信息管理能对会议室进行明确的编号和对会议室资源（如：会议室容量，所拥有的设备（音响，投影仪设备等））进行记录
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58) 能进行会议发起、会议审批、会议通知、会议记录以及会议资料的分发和会后资料的整理等
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59) 会议室的申请需要有准确的时段控制，时段过后，系统可以自动释放申请的会议室
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15
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在线会议
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60) 可以通过OA邀请相关人等开远程在线视频会议（非必需）
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16
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其他资源管理
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16.1
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车辆管理
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61) 能详细记录车辆信息、车辆状态，车辆的管理人员可以进行基本的调度和管理控制以及信息查询
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16.2
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图书管理
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62) 能详细记录图书的信息和状态，借用日期和归还时间等，超期未还，系统应该可以自动提示，可以提供续借申请等
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16.3
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设备管理
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63) 能详细记录设备的数据信息和所属负责人以及设备的目前状态等；并设立设备台账，并明确记录领用信息、保管信息、保养和维护信息等
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17
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系统表格
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64) 系统中各种申请表格和流程周转表格进行自定义和自制作
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65) 对于其中某些字段能进行费用统计和查询
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66) 相关金额的数据信息可以直接导到财会系统，形成记账凭证
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18
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权限及系统管理
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67) 系统合法用户等级及权限可精确到操作对象的范围，可精确到每一步操做的范围和只读、删除、添加、修改等功能的设定，达到有效分级、分类管理的目的
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68) 系统允许建立多个管理员账号，对于不同的管理员可以有不同操作权限和范围
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69) 可以对系统中不同员工赋予不同操作权限
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70) 具备操作日志的功能，记录对数据库的访问、操作等信息
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71) 具备数据库备份功能及系统恢复、初始化的功能，维护数据的工作灵活、简便、安全
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72) 系统具有自动预警功能，可定义多个预警条件，系统启动时能对多个满足条件的信息进行预警。
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19
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网络自助管理
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73) 无需安装客户端软件，经过授权，可采用Web浏览器在企业内部网范围内实时访问OA信息或参与到OA管理流程中
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74) 各级管理者和员工可以在此进行业务申请、审批操作，并能察看审批进度（比如审批流停在那里）
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满足值合计：
