【IT168 专稿】作为一家大型房地产公司的 IT 主管，崔岭元最近遇上了一件烦心事。由于公司开发的楼盘处于黄金地段，价格又比较实惠，前来看房、买房的人在售楼处前排起了长龙。但一到贷款申请的环节，客户的抱怨就多了起来。一般的贷款审批过程要两到三天，预期的购房者先填写一个4页纸的表格，然后房地产代理商用一个定制的软件应用程序人工地把信息输入到数据库中，再以电子方式与合作银行共享这些信息。整个过程不仅耗时、费力，而且极易产生错误，一旦出现纰漏又要耽搁上好几天。

　　公司CEO为此给他下了死命令：必须加快审批过程的处理速度，因为更短的周转时间就意味着更快的交易和现金流。崔岭元想利用现有的 IT技术解决这个问题，但他一时间不知该如何下手。

　　传统电子表单不智能

　　经朋友推荐，崔岭元开始留意“智能表单”这一新产品。近些年，Adobe、IBM、微软等国际知名的软件公司都在开发一种新的软件技术——智能表单（或称智能文档），用于解决现实中大量存在的介于结构化数据与非结构化文档之间的信息处理问题。在国外，智能表单已在政府、金融、教育、制造、物流等行业得到了很好的应用。
　　
　　据了解，以Word、Excel为代表的Office软件给人们带来了方便易用的桌面型电子化信息处理工具。但Office软件里的信息很难直接使用，需要重新录入到业务系统中，而且无法实现字段级的权限控制。随着XML（可扩展标记语言）技术的发展，越来越多的用户开始尝试应用电子表单承载和流转信息。“电子表单比纸面表单使用成本更低、效率更高，并能把企业的信息、流程、业务模式连接起来。”崔岭元说。
　　
　　崔岭元所在的公司一年前就购买了支持XML技术的服务器和数据库，但一直没派上什么大用场。因为公司内流转的还是传统电子表单，其采用的HTML、ASP、JSP等方式仍然不能很好满足企业要求：它们大多基于数据库设计和程序开发，不易维护和管理；表单编制的灵活性与柔性不够，很难达到和纸面一样的效果；数据和表单样式绑定，限制了应用扩展与集成；不能将设计工具设计的表单模板转换为多种格式（如PDF、WML），以适应不同的应用场景需求。
　　
　　更令人头疼的是，由于传统电子表单和专有系统绑定，其收集到的信息往往不能和应用系统集成，这些信息也无法有效地被其它业务系统所利用。
　　
　　崔岭元告诉记者，智能表单能够简化数据交换，减少人工数据录入工作，提高业务数据的准确性和可靠性。同时，基于XML技术使其具有更高的互操作性和信息共享能力，不受软件、操作系统或计算平台的限制。

智能表单化繁为简

　　由于国外厂商的相关软件普遍成本较高，且汉化不够彻底，崔岭元在整个公司内部署了北京开普互联的UCAP Form Pro3.5智能表单应用平台。

智能表单在澳门民政总署的应用展示

　　在第一次提交申请时，房产代理商就可以直接连接到公司的数据库和服务器，为合作伙伴银行提供更完整、准确的信息；由于UCAP Form Pro3.5能够通过Web服务与银行数据库中的数据进行通信，新的贷款申请表上会立即显示出申请者的信贷等级和最近的抵押等级；这个平台内置的数据验证功能还能对收集的各种内容数据（例如文本、数字、日期、面积、单价等）进行检查，确保购房者一次就可以正确填完表单。

　　“现在，填写并批准一个贷款申请表只要几小时而不是几天。这不但加速了销售进度和资金周转，还提高了客户满意度。” 崔岭元说。

　　此外，智能表单为崔岭元和他的公司在3个方面节约了成本：
　　
　　①“所见即所得”(WYSIWYG) 的设计模式使公司的内部成员可以快速设计表单，而无需定制开发或外部咨询人员。
　　
　　②UCAP Form Pro3.5支持公司原有的XML服务器和数据库，任何通过表单收集的信息都可与内部业务流程集成，并与合作伙伴银行共享。
　　
　　③公司的房地产代理商只要经过适度的培训就可以使用智能表单，因为UCAP Form Pro3.5的表单、流程和映射设计工具都使用人们日常办公熟悉的用户界面，仿纸面效果，完全在可视化的环境下工作。
　　
　　“用户不用专门学习计算机语言，免代码编写，简单拖拉操作即可完成业务表单绘制、业务流程定义和业务数据与数据库表的匹配。智能表单帮助我们实现了自己构造业务系统的梦想。”　

行业应用聚焦业务协同

　　据北京开普互联公司市场部经理周东介绍，该公司的智能表单应用平台主要针对政府和企业用户大量的信息采集、申报、流转和监控需要，通过服务器端引擎FormPro Server发布、解释、合并、接收、处理和验证表单数据，驱动表单工作流程，完成电子表单在企业运行的全过程管理和表单信息的入库管理。

智能表单政府行业应用拓扑图

　　“智能表单主要适合有协同需求的企业：比如工作中需要处理大量的纸质表单、表单的样式经常发生变化、企业内外有很多基于表单流转的业务、分布式企业的信息采集以及与用户后台现有业务系统的整合。”他说。

　　在银行、保险、医疗等行业，智能表单也有不同的业务协同应用：
　　
　　银行/金融服务：对于银行和金融服务业而言，智能表单可用于贷款和抵押的启动与自动化、新用户注册、分支机构自动化以及客户自助服务。银行客户可以使用智能电子表单来收集数据，进行复杂的支付、资金管理、电汇及银行间票据业务结算的处理等。
　　
　　保险：保险公司可以简化以表单为中心的业务流程，这对客户服务的准确性、成本和速度至关重要。保险公司可以基于Web和离线表单将策略应用、保险和理赔自动化，这能为主要的分销和服务渠道提供支持。
　　
　　医疗保健：医疗保健品供应商和药品批发企业可以用智能表单取代纸制表单和流程，降低管理成本；同时促进医药生产企业和药品分销机构对GMP和GSP的遵从，并向医疗人员提供关键信息提高对患者的护理效率和质量。