“学生的ID卡一刷，成绩单就出来了。”翁君亦在92年去美国康奈尔大学访问的时候，对一张卡通行全校区的经历记忆犹新。而同时期，要在中国的高校调出一名学生的成绩单，需要花费大量的时间和繁琐的人工程序。那是一张简单的ID卡给予翁君亦的触动，也埋下了他对于简单高效的终端理想的向往。十年后，他已经是厦门大学管理学院的院长，理想也在逐步转变为现实。2004年，厦大管理学院率先采用IBM公司刚刚出炉的Workplace软件，打破传统的管理和科研模式，成为学院派的整合先锋。

    一说到学院派，人们想到的场景之一是大学教授们扎堆开研讨会。但实际上在今天的大学，这种场景已日趋减少。近年来大学扩招后生源猛增，大学教师们平日课时较多，再加上外出演讲、出差，留给科研的时间已经不多，而同时校园里有限的教室也不能满足研讨场所的空间要求。面对科研压力大、工作繁忙的状况，教师们之间的沟通也非常受限。常规的交流方式制约了学术团队以及师生间即时有效的沟通和信息共享。如何提高内部信息共享能力，冲破时间和空间的限制，建立科研合作平台成了厦大管理学院面临的挑战。在2003年底，学院在完成了骨干网络、财务管理、教务管理等方面的建设之后，开始着手考虑打造一个科研系统。

    “我们开始考察了很多产品，后来确定Workplace比较切合我们的需要。而且Lotus在知识管理的产品中又是最好的。”翁君亦说道。从2004年初，管理学院开设物色适合自己的产品，直到2004年6月IBM Workplace发布，翁君亦和伙伴们终于找到了适合自己学院的一款。同年10月，系统上线，厦大成为了业内第一个吃螃蟹的。

    Workplace作为一种全新的计算模式，整合了电子邮件、协同软件、网络门户、小型数据库、Web离线应用软件以及办公软件等一系列功能。作为一种崭新的客户端战略，通过改变以PC为中心的企业应用模式，发布之初被称为是一场工作模式的革命。作为一种客户端软件，Lotus Workplace，可以在后台整合好的信息、流程，为前端的用户所使用，同时将人与信息、业务流程结合起来，提供便利的商务工作台。厦大管理学院结合自身的科研要求，绘制的系统蓝图是除了对信息、业务流程的访问外，还要拥有功能丰富的应用，以及与他人的协同。这些需要一个能突破时间、空间、应用工具和操作系统的限制，自由地沟通信息、共享应用和加强协作的工作台。如此需求和workplace提供的人员整合方案恰好相呼应，就这样，一个走在需求前端的学院采用了业内的革命性的新产品。

    工具选对了，接下来的应用成为新的课题。系统上线后首要的问题是改变教师们的工作习惯。最初老师们并不认为这是在解决问题，认为是在日常工作中又多了一层在线的工作，对于个人论文的上传也不积极。“我们对于积极上网发布的教师予以奖励，鼓励大家上线交流。”翁君亦说，“改变众人的习惯，整件事情需要有耐心。”

    随着时间的推移，系统的优势渐渐彰显，教师们的热情也被激发了起来。现在，科研协作平台已经成为学院内部交流与协作的基本工具。学院现有教师110多名，系统可以保证同时在线150个版权用户。科研平台提供了一个基于Web页面的自助式团队合作空间，具备同步协作（在线感知、即时消息收发等）和异步协作功能（讨论论坛、成员管理等）；在该平台上可以方便地建立科研组，每个组员可以随时随地通过互联网络登陆，同步探讨或者发表留言等，从而无须受到时空的限制。同时，该平台的文档管理功能，也将及时记录每一个组员的发言，并方便用户创建、修改目录或者各种文件，从而保证科研信息的完整。此外，电子邮件平台、资料数据库、用户个性化设置等内容都将方便教师们的科研工作的进行。

    对于厦大管理学院来说，需求并没有停下来。“由于科研的特点，我们还希望产品可以满足版权保护的想法。现在所有端的记录都会存在服务器上，但为了体现科研组员的贡献记录，我们希望可以做到文本拍照，在针对一个课题时，不同教师对这个课题的研究与贡献能够用百分比显示出来。”翁君亦的工作搭档李劲说到。李劲是翁君亦每一个想法的实施者，对于产生的需求和问题有着切身的理解。“希望未来可以进行网络会议，用语音对话，以减少重复课题。”
“今后想把更多的东西整合进去，促进教师们的科研合作。”对于系统的成长和完善，翁君亦总是期待有新的灵感出现。

    除此之外，管理学院也在各个方面打造信息互动与共享的内环境。在管理学院开通的“网上学生服务通道”中，学生可以通过各自的用户名登录，方便的查找案例、查看教师对自己的评语。学生也可以在上面对老师做评价，这些评价会由拥有不同权限的学校领导来查看，提高了管理的透明度。而 “网上教师服务通道”中，也涵盖了资料管理、打印服务管理、财务预算管理等多项内容。例如，教师只需将打印需求通过网络上传，到时去打印室拿印件就好，有专门的管理人员来提供服务，这样不仅方便了管理，更重要的是为教师们节省了宝贵的时间，科研的时间是挤出来的，因此学院尽量从各方面去保证。同时，在财务管理上，管理学院实行“以项目为导向”的财务系统，更加透明、实时的监控项目负责人的资金支出过程。 以前一个项目的资金批下去之后，如果发生资金短缺或是流失，项目负责人也说不清楚，现在系统可以避免糊涂帐。另外，财务预算系统也非常的神气，因为负有分配经费的大任，如2004年学院的科研经费有900多万人民币。“从前老师都不用这个系统，现在一旦被停了帐号就打电话过来投诉。”李劲笑言，“我们现在教师发工资也是用电子邮件来通知，老师们都很主动及时地查看邮件。”

    从最初的翁君亦和李劲两个人加上六台机器，到今天整个学院的事务在线运行，对信息系统的依赖已经不可同日而语。如今对于学院的信息化建设，管理层从管理上提出需求，教师们提出教学的需求，翁君亦也希望学院的科研信息系统能够作为标准为整个大学所用。“由于不同部门的多平台问题，大家的应用平台不同，因此集成成为一个难题。希望未来学院的标准会变成开放的、行业的标准。”翁君亦先人一步，自然说得此话。

    当年翁君亦来到厦大的时候，大学也只有三、四千名学生，现在仅是管理学院就有学生四千多名。教育部规定，师生比超过1/20的学校要挂黄牌，因为要确保老师对每个学生的关注度。这对于教师和管理者的工作效率的提出了更高的要求。“大学内部做到信息的协调和共享，工作上能够快速反应，从而降低成本，避免重复劳动。这也体现了大学对社会的价值。”翁君亦点出了整合的价值所在。

    点评：(刘秋美女士，现任IBM大中华区软件部Lotus软件总经理)

    作为变革工作模式“第一个吃螃蟹的”，厦门大学管理学院就取得了成功，这应该是一个奇迹。不过稍加分析，这种成功又在情理之中，厦门大学管理学院的成功取决于两点：一套好的工具加上强势的贯彻力度。
   
    人员协同问题随着人们活动区域的扩大而显得日益突出，这在高校教学管理中也体现得很充分。跨区域活动、采用不同的终端工具和操作系统，这些都是加强人员协同的障碍。厦门大学管理学院很及时地选择了符合自己应用情况的产品——IBM Workplace。IBM Workplace的特别之处在与它带来了一种革命性的工作模式，即在服务器端集中管理客户端，为客户端提供可选择的应用模式。其核心技术WCT能将服务器端的应用部署到客户端去，从而屏蔽了客户端应用环境的差异性，为人员协同创造了条件。这些正是厦门大学管理学院所期望的。可以说，选择一个好的工具意味着成功了一半。
   
    当然，工具应用、实施的难度在信息化工作中从来都不可低估，这往往在主观上决定项目的实施效果，在这方面，厦门大学管理学院也做得非常出色。应该说，高校信息化与一般企业信息化的最大不同在于，高校的信息用户比企业的信息用户有更高的信息技术素养，即便如此，厦门大学也没有忘记采用一些行政手段来帮助项目的实施，采用必要的激励和强制措施对于实施任何IT项目都是大有裨益的。
   
    厦门大学管理学院采用IBM Workplace来变革工作模式的经验，值得所有有类似需求的IT用户借鉴。