"协同"理念
谈起协同软件，我们首先要了解当今的"协同"理念。协同的最基本含义是协同工作，也就是多人相互配合完成同一目标。办公就是一种协同工作，传统OA软件称作群件，就是协同软件。那么为什么过去没有强调协同和协同软件，而现在特别强调？这是由于过去管理软件开发是单项应用的开发，共享性、协同性、个性化差。所以，现在我们强调的协同软件是指新一代的协同软件，不是过去的传统协同软件。
新一代的协同概念包含了四个方面的含义：人的协同、信息协同、应用协同和流程的协同。以人为核心，采用新一代协同软件就是提供以人为中心的信息化途径。"协同商务之父"Jim Hepplemann指出: 以人为本的协同工作将成为今后衡量企业是否真正具有竞争力的核心。所以，新一代协同软件的出现标志着管理软件发展到了一个新阶段。
新一代协同软件的本质区别
在新的市场环境下，企业的人、财、物、信息等日趋复杂，传统的信息化建设在一定程度上提高了企业管理和运营水平的同时，又产生了信息、应用、资源三大孤岛问题。企业各种应用系统之间缺乏有效的关联，并且传统软件大多专注于对单个或局部资源的管理，而缺乏有效的平台对企业的各种资源进行充分整合。而新的协同应用的重点在于提供一个统一的管理平台。
在协同平台的基础上将其它分散的企业业务系统整合起来，获得互动、整体的效益。企业各种的业务管理系统，都与协同平台相互连接，通过协同平台作为枢纽，形成一个紧密联系的整体。由此可见，新一代协同软件的主要特征是以协同应用平台来整合各种应用。
同时，随着用户需求的日益成熟和复杂，以及IT和电信技术的发展，新一代的协同软件能满足用户提出的新要求：随着无线接入技术以及移动通信设备的普及，用户要求软件能够使用在各种设备上，这包括台式机、笔记本、PDA、手机等。无论离线和在线状态都能够进行工作，这就要求厂商在传统的B/S和C/S结构之上进行创新；当用户角色的变化，只需要进行简单的集中配置，就可以使其对应到新的工作空间。
协同软件和传统OA软件及传统管理软件的最大区别如下：
协同软件能够支持完全的移动性，可以充分利用目前可以使用的一切网络资源，做到随时随地的应用，满足使用者走出办公室这样一个效果和目标。
协同软件能够实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性，实现相互独立的不同应用系统可以自然融合，这是靠Web Service和C/S体系实现的。
协同软件能够实现动态适应的能力和跟刚性管理相结合的柔性管理的能力。
协同软件因为具备上述三个特征，所以相比ERP、CRM、OA等，更加强调安全性、可管理性和系统可扩性。
协同软件的应用价值
协同软件的应用价值，主要在于通过网络提供一个跨组织、跨区域的虚拟工作场所及相关应用工具。总结为"4C"：连接（Connection）、通信（Communication、）、协同（Collaboration）、监控（Control）。
连接 通过协同软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
通信 及时进行消息的交流与共享，例如即时会话、消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等，这也是协同工作的基础。
协同 以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联关系，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。流程管理是协同软件的主要应用部分。
监控 工作过程的监督与控制，工作流程状态、处理时限等等，都是监控的内容之一。
协同软件具有以下能力：信息收集、整理加工、共享的能力；信息交互的能力；业务整合的能力；资源调配和优化的能力。
协同应用系统，应包括以下几个方面的应用：企业信息门户或政府信息门户；事务处理系统，包括企业内部所有不涉及业务运算且需要人工干预的系统；业务处理系统；工作流管理。
新型的软件架构SOA
协同软件既然是建立在平台之上，必然要解决软件架构问题。SOA（Service-Oriented Architecture 面向服务的架构）具有松耦合的特点，增加和减少应用软件方便，适用于构建协同软件平台。SOA协同软件通过EAI（企业应用接口）功能，与HR、CRM、ERP等专业应用软件接口，在统一的办公平台上查看人事、客户、资源等相关数据，免去重复登录各个应用软件的麻烦。同时还可以与酒店、餐饮、外贸、金融等行业性软件建立数据通道，与这些软件建立起协同互动的应用关联。基于SOA模式是协同软件发展趋势之一。
SOA作为新一代的软件架构，将快速取代传统的软件架构，Gartner预计明年全球销售出的所有商业应用软件产品，SOA的将超过 80%。基于SOA的软件将以其协同、高效、易于布署和维护等优点，迅速取代传统架构的软件。我国SOA协同软件的问世，使得在新兴的协同应用软件领域，国产软件在产品上具备了与国外软件一争高下的实力，从而为提高协同软件的国产化率奠定了坚实基础。
协同软件的典型产品
当前国内外协同软件的典型产品主要有：
IBM Workplace是由新产品和现有产品组成的产品系列，包括Lotus Notes和Domino、Lotus Workplace、Websphere Portal、Websphere Everyplace四组产品。IBM在其Workplace的产品中采用了SOA架构。Microsoft Office System系列产品，将原办公套件、服务器等软件整合为一个系统。
SAP公司开发的协同商务电子平台mySAP.com是利用网络帮助企业及其客户协同工作的工具，借助这一平台，数以千计的个体组织将融合在一起，跨越企业的界限而形成一个完整的协作网络，利用该平台，SAP提供的是一套集成了购买、物流、制造、销售以及订货等步骤的完整体系。
点击科技GK-Star系列产品，其架构由数据层、功能层、应用层和演示层组成。协达软件推出了基于SOA的协同软件——协达CTOP 3.0 。泛微公司（Weaver Software）代表性产品——协同商务软件系统（e-cology）、协同办公系统（e-nature）和协同政务系统(e-nation)。用友致远A6协同管理系列软件通过一套系统可以把企事业单位日常组织管理中的“人、资源、事务”用流程引导、表单展现、以“集中共享”的方式协同关联起来。
协同管理系统的建立与风险
协同工具软件和协同平台软件可以直接拿来用。但是，建立协同管理系统时必须进行系统总体方案设计和协同应用软件的开发。建立协同管理系统同样是有风险的。方法不对和不符合实际都会失败。
首先，要以用户为中心，在具有信息资源规划工具和经验的公司合作下进行总体方案设计。传统应用开发是以处理为中心的。根据业务处理要求分别编程，开发了许多相互独立的子系统。为了实现各子系统之间的数据共享，就要在各子系统之间加应用接口软件，当子系统很多时就需要大量的接口，这是不可能的。因此，形成了许多信息孤岛。所以要用信息资源规划的方法，以数据为中心建立数据模型，确立主题数据库，然后，再根据需求建立业务模型。这就是总体方案设计的主要内容，它必需以用户为主来进行。
由此可见，如果仍然采用传统应用开发，即以处理为中心，不进行数据建模，没有规划数据库，即使采用协同平台，开发协同应用软件，也很难完全避免信息孤岛。所以，虽然协同软件具有整合、个性化、实时、标准化、新架构等特点，还要重视做好需求分析和总体方案。同时，用户在选择协同软件产品时，也需要慎重考虑，应关注以下四个方面：首先是遵从标准，其次要考虑产品的体系架构，同时要考虑技术的先进性、平台无关性等，还要考虑到产品或解决方案的成熟度。
新一代的协同软件不仅具有美好的理念，更重要的是国内外许多著名厂家已经推出了不少产品和解决方案。用户不断增加，市场迅速扩大。同时，它还正在成长和发展，应引起我们的重视。
来源：《信息系统工程》
