协同软件并不神秘
南京中萃食品有限公司CIO 李钟
当前协同软件竞相比拼，让广大用户很有点无所适从。其实我们在日常工作中已经或多或少地在应用了，只是没有叫之为协同，只要稍加变通，可以实现很多协同效果，提升工作效率。毕竟从CEO的角度看，系统够用就好。所谓协同系统，无外乎综合通讯、工作流程管理、事务管理、门户平台几样协同运作，相互支援，方便业务沟通，提高企业敏捷性。具体执行中，对业务的效率提升有多大帮助，关键看企业信息化水平达到哪步了，不同水平对于协同的要求也不同。
拿综合通讯来说，你身边一定有用到邮件系统、即时通讯系统等，当然还有电话语音、视频会议系统等。即便不整合它们，也能做到一定的协同。
如果你手头的电脑用的是Windows系统，邮件也是Exchange，那么你的日历、工作任务都可以和同事协同，互相之间可以看见，项目可以异地同步跟进，再配上前面说的即时通信系统，你的协同工作效率将会大大加强。
当前的协同软件中的视频会议还达不到专业视频会议系统的流畅度，因此除非特别需要，你可以采用一些价格低廉的第三方视频软件，它们价格在几千元，可以保证20个以下的视频会议图像流畅，在大多数企业来看，可以用就是好。上述系统相互之间并不排斥，只要开着电脑就可以"协同"啦。
当然，对于稍高协同要求的用户，即时通信的协同并不是全部，电话会议讨论完以后，业务流程会随之启动，电子工作流软件就派上用场了。基于MS平台的电子工作流很多，价格低廉并可以自己很方便地订制开发。一般来说企业用了电子审批流，审批效率会成倍提高，笔者见过为应对竞争对手的促销，一个电子流在夜间一小时内完成6个环节的审批。这些系统实现了协同软件的目的，让企业运作敏捷。
对于更高要求的用户，还应有一个内部门户网站，无论在哪里，只要上了网联入公司，出现的就是这样一幅画面：有一个窗口告知你今天有几封新邮件、有几个待批电子流，你点进去就可以审批。另一个窗口显示你的团队有几位成员已经上线，可以随时和他们笔谈或语音沟通，甚至视频沟通。未上线的同事显示的是代手机的形象，并不代表你找不到他，你可以将邮件信息直接转发到他的手机上，也可以通过IM系统留言到他手机上。另一个窗口显示您的团队有几位成员已经上线，可以随时和他们笔谈或语音沟通，甚至视频沟通。日历窗口显示自己近段行程的安排，也同时显示项目组成员的行程。任务区窗口显示各项目进度和沟通过程，在项目迟后情况下，系统会自动发邮件或短信通知项目主管。讨论区窗口类似BBS，方便项目成员自由讨论。文档共享区窗口内所有项目、管理文档按权限查阅，这个产品是现在比较普遍的MS产品，实现了跨平台的整合，可以满足较高层次用户的协同工作需求。
在上述基础上，如果再和CRM、CallCenter、ERP等系统连接起来，将其中的沟通手段应用到具体的业务流程中，则会将协同工作的效果发挥到极致。
协同全新变革中航旅业
中国航空集团旅业有限公司 CIO 孙靖波
作为国企，中航旅业公司的行政办公特点要求必需高度的协同。在上协同系统之前，我们主要通过电话、传真机、电子邮件等来上传或下达文件，五台传真机同时使用，几天就没墨粉了。鉴于协同办公对于一个机制良好的现代企业而言，是现代化办公是必不可少的方式，同时也是公司上下行文、公文流转、档案管理、协同工作的迫切需要，我们的第一个信息化项目就选择了协同系统。
选择"协同"产品
当时作为公司的IT主管，论证了多种方案，例如VPN（虚拟专用网）、VRC（虚拟远程客房端）、企业电子邮局等，最终还是选择建立一套办公自动化系统来满足办公需求。
面向客户开发的项目，与购买成熟的产品相比，会增添四大问题：其一，要进行个性化需求分析、概要设计、详细设计、系统开发、测试等，其建设周期长；其二，因为针对客户自身的需求特定开发，软件开发商的开发成本只能由企业承担；其三，就是稳定性差，虽然经过系统测试，但是其测试的范围无非就是软件开发商、集成商、用户三方，没有经过大范围、不同应用层次的测试，必然存在测试不到位的隐患；其四，就是升级的问题，在近十年，最常用的操作系统从DOS、Windows3.2到Windows XP，硬件从Intel486到P4，一般的应用软件至少也经过了数次的升级和换代。
购买产品化的软件系统，开发商的研发成本分摊到了每个购买其产品的客户身上，对于单个用户来说，投资会相当低，而且其产品面向的是不同类型的大量客户群，而非一个客户，那么对产品测试的严格性要求自不必多说，产品卖出后，还要经过众多不同业务范畴的不同用户的实际应用，出现了BUG之后，及时打补丁，产品的稳定性自然就会很好。最后，就是因开发商的生存问题，其产品一定会紧跟软硬件的换代而升级。
况且在一个集团公司中，尤其是非IT界的企业，不是所有的人都精通计算机技术、了解网络技术及公司信息化建设的战略发展规划。开发一个项目，在做需求分析，征集各企业的需求时，企业员工会把所有的能够想得到的功能，全部罗列而不知其合理性。
系统开发商，也就是项目中的承担方，不敢对任何人说"不"，不敢否决任何已经提出的功能，如此一来，一方面大幅度增加了企业投资，另一方面，该项目的功能将会非常全面（不如用庞杂来代替全面），在以后的应用过程中，将会给非计算机专业的员工带来应用困难，因而就会出现难以推广的难题，可能导致应用此系统的人越来越少，最终以致投巨资建立的信息化项目被闲置。
在软件开发中，同样存在"28法则"现象，即一个项目中80%的功能只需要20%的研发投入，操作人员在应用中确能应用到80%，而20%的功能需要投入80%的研发力量，在实际应用中却只能用到20%。所以信息技术主管在收集所有员工的需求之后，一定要以绝对权威的身份甄别和取舍功能需求，力求性价比的最大化，不要让软件适应每个人，而要让每个人来适应软件。
之后经过对不下十个厂家协同系统进行认真细致的调研工作后，我被用友致远公司的"A6协同管理系统"打动了。我是做软件开发和系统集成出身，对软件的市场和技术很了解，如果为我们特定开发一套完全适合公司需求的OA系统，至少需要投资60~70万元，研发周期大约16个月，使用用友致远协同产品，才花10万左右，搭建整个平台，加上服务器，DDN专线等，才用了20万左右。从立项到使用整个过程，用了不到3周的时间。
B/S体系结构应当是当今协同应用选择的一个重要标准。中航旅业公司下属33家企业，分布在全国各地，需要在应用水平参差不齐的情况下能快速部署系统，超过170个终端使用者在简单的培训后就能快速上手。B/S结构的软件安装非常简单，只要把服务器端配置好，远程就可以登陆，Browser，也就是浏览器，大家都会用。
而这种基于数据管理中心的"数据信息一体化"的理念也正是中航旅业公司网络化建设的发展方向，即所有软件包括财务、酒店管理、旅行社管理、人力资源管理、企业资源分析系统等，都将是这种模式，各分支机构的计算机用户都是以客户端的形式登陆到公司本部数据中心的，本地不设管理软件等系统，这样，可以把各分支机构的硬件设备所用的资金节约下来，同时不必在每个分支机构都安排专业网络管理的工程技术人员，公司本部的数据中心管理所有软件、硬件、以及与各地分支机构相连的专线等，对硬件和软件的统一升级和维护，使工作分工更细、更合理、更专业化。
"协同" 带来全新变革
中航旅业应用协同系统已经有两年多的时间了，它不仅给我们带来了一种全新的工作模式，也大大提高了各企业、部门、组群以及个人之间的事务处理效率，并实现有序可控、全程共享的良性办公机制。同时通过协同系统的信息流程约束，规范管理过程，积累企业知识，从而达到理想的管理结果。在团队合作中，个人办公效率的提高不是光指打字速度，而是指信息发出的速度，找人找不到，事情常被耽搁，另一个效率就是对信息资源的有效使用，灵活的查询、转发是一个重要的特征。从事办公室工作的员工，有一项相当大的工作就是找领导，签批文件、审核、汇报、上行文、下行文批复、签字等等，尤其是当找不到领导时，工作就会有所延误。其实领导在刚从繁杂的事务中脱身，准备整理一下经营思路，而这时就有人敲门进来送文件，这个刚走，那个又来送请示。而应用了用友致远A6协同系统之后，这些问题都迎刃而解，从事办公室工作的员工，把文件通过协同来提交，公司领导可以随时随地处理批文。这样一来由于信息反馈的及时性，解决了人找人、找不到人的局面，每个人可以从容安排事务，不仅提高了个人办公效率，也提高了整个团队的工作效率。
这就是"协同"给中航旅业带来的全新变革，我们称之为"3A"，即"AnyTime、Anywhere、Anyone",也就是任何时间、任何地点、任何人。
南京大陆产业集团 CIO 闻博
协同的价值与作用在于对对象组成要素和资源的放大，其应用的基础是对要素和资源的理解和把握，从这个层面上我们可以理解市场上到处宣传的信息协同、人员协同、项目协同、管理协同、流程协同等多种协同管理提法的本质。因此，企业面对一轮各式各样的协同解决方案，不妨关注和分析和企业运营及组织结构对接等本质问题。
深圳国际招投标 CIO 刘永璞
软件系统可以是复杂的也可以是简约的，但归根结底是要有生命的。这种生命指的就是一个软件系统能够不断地适应新的需求、新的变化的那种能力，宛如人类不断进取、与时俱进的鲜活生命。要协同就得适应不同的网络接入、各异的数据输入、差别的业务模型，不能适应、不便改造就谈不上什么协同。
鲁花集团 CIO 姜波
信息系统在实际应用过程中，受到三个因素的影响：人、系统和业务，如何能让信息系统工具更好地将业务(组织行为)通过系统，反映到人的行为上，然后又经过人的行为将业务反映在系统之中，做到在合适的时间，合适的地点，通知(影响)合适的人，做合适的业务。一方面要精准，另一方面要实时。
温州吉尔达信息部经理 郑国超
从OA系统的选型到定型经历了一个多月的时间，期间也看过其他公司的OA系统，从整体上来看，上马协同每个公司都是兴致勃勃，实施期间也是热火朝天，但正式投入使用后却是完全两种景象。公告栏的内容永远只有初始的几个通知，业务流程的高速路上只有几辆宣传车在进行慢跑比赛！
来源：《信息系统工程》
