【IT168 专稿】云南爱因森软件职业学院（以下简称“爱因森”）是经云南省人民政府批准并获教育部备案，纳入国家计划统一招生，国家承认学历文凭的高等学校，是云南省第一所独立的软件学院。爱因森下设滇池校区、翠湖校区、嵩明校区、安康校区、车家壁校区等近20个电脑教育中心。目前，正在投资建设的爱因森教育本部占地500亩。学院已累计向社会输送专业计算机人才数万名，是云南省办学规模最大、品质最专业和培训人数最多的IT人才教育摇篮。
二大难题
爱因森一直以来都比较重视管理的规范化和科学化，早在2002年底，爱因森职业学院就成功实施了用友ERP-U8系统，实现了财务电算化等业务系统的专业化管理。但随着自身的发展和来自各方的竞争，爱因森又碰到了难题。
一、自身发展问题
如何让所有的教职员工在一个共享的系统上进行日常工作的协作？如何有效控制各分部的办公费用，从而降低企业运营成本？如何有效调配学院的教学资源？如何实现网上审批、网上管理，实现过程可控化？爱因森需要对日常管理活动过程的很多文件进行有效控制。
二、管理出现瓶颈
1.部门、人员多，沟通协同效率低，信息不对称、信息传递效率低，失误严重。
2.学院分支机构空间距离较远，审批事项易滞后，成本高。
3.学院知识管理难以集中，不易共享。
4.领导对下属具体工作计划执行情况了解不及时，缺乏有效的监督、检查手段和工具。
选型中的一波三折
爱因森在面对以上两个难题时，决定通过信息化手段来突破。但用什么系统来解决难题还是要慎重。于是爱因森开始了一波三折的选择。
第一波：考虑定制开发
爱因森作为云南省第一家专门从事软件技术教育的应用型学院，自身拥有一批专业的软件开发人才，故考虑由自己来定制开发一套具有自身特色的办公管理软件。但是学院经过对开发成本、实施交付周期、技术更新、持续升级等方面进行客观评估，一致认为，在管理模式经常变动的实际情况下，办公管理软件必须要有成熟的平台性系统作支持，因此选择一款能依据爱因森的管理模式随需而变的成熟产品就显得尤为重要。最后，爱因森的决策层决定选择成熟的、产品化程度高的办公管理软件。
第二波：传统OA还是协同管理
2005年下半年，爱因森成立专门的项目小组对市场上的办公软件（OA）进行调研和综合评估。在选型的过程中，爱因森首先考虑的是产品的适用性问题，是否适合学院的管理模式。通过认真的对比，爱因森发现市场上的OA产品表面功能都差不多，而实际应用和实施交付存在着很大的差异。
而这时，爱因森又面临着一个关键性选择：随着协同软件理论和技术的日趋成熟，在传统OA软件基础上延伸并发展壮大的协同管理软件应运产生。它虽源自传统OA产品，但又完全摆脱了传统OA产品的应用和管理局限，凸现出与传统OA产品不同的协同应用和协同管理的更高价值层面，是传统OA产品在应用和管理理念的延伸和深化。
传统OA产品的功能主要是以传统的收发文管理、档案管理为主，并加入一些辅助的即时消息、流程管理、日程安排、图书管理、车辆管理等功能。这些功能比较简单且相对独立，而这类传统OA产品只能帮助企业迈入“办公自动化”的初级阶段，对于希望利用办公管理软件来提高学院整体管理水平的爱因森来说并没有实质性的帮助。
而且，随着爱因森业务规模的扩大，学院所管辖的各部门、各分支机构、各下属教育中心都需要全部纳入到统一的办公系统中来进行管理，在实现内部管理有序性和可控性的同时，保障信息传递和处理的完整、准确、高效，从而有效促进整个学院遵循整体的战略、政策、方针协调一致的运作，从根本上来提升企业的竞争力。而传统OA产品在协同应用和协同管理的层面上没有达到一个更高的广度和深度，在对各种分散保存或被分隔的资源进行整合上还存在一定的难度，从而无法让组织的管理真正提升到一个新的层面。爱因森一直都走在信息化建设的前沿，对学院的管理要求固然也很高，经过对比，最后爱因森义不容辞地选择了协同管理软件。
第三波：选择合作厂商
产品方向选好了，剩下的就是合作厂商的选择了，选择一个优秀的合作伙伴是保障信息化建设成功的重中之重。爱因森确定了选型的标准：品牌有保障、产品成熟、易用、平台与扩展性好、有好的服务口碑和服务能力。经过对国内外众多知名软件厂商对比，用友致远成为爱因森关注的目标。
上马A6协同管理软件
经过一波三折的选择，爱因森最终决定上马用友致远A6协同管理软件。其主要应用模块如下：
“工作流＋表单”：为了进一步控制财政支出、加强财务预算管理，爱因森的院领导对用款管理非常重视，要求A6协同做到“用款计划审批”、“财务报销审批”。各科室主管每月上报《用款计划》，本月内的一切支出严格控制在经校领导确认后的《用款计划》范围内，超出计划的支出将不予报销。这样，校领导的审批重点在《用款计划》，财务报销时以《用款计划》为依据，让报销审批有了统一的标准，加强了财务预算的作用。
协同工作：教务管理是爱因森主要的办公业务，课程管理、教学用品管理、教师的绩效考核等都是学校的管理重点。
公文管理，规范管理：A6协同帮助爱因森实现了网上公文管理。对于上级来文，档案员将其扫描成电子文档，通过A6协同的公文管理功能进行传阅，大大缩短了传阅周期。对于来办件，A6协同还可以记录办理过程、领导批示等信息。最后来文被统一归档至A6协同文档管理系统，通过合理的权限设置实现共享、借阅。内部发文中最耗时的审核过程完全在A6协同中完成，免去了中间过程中的打印稿，既节约了纸张又提高了办公效率。
其他：在学校会议安排过程中，系统中可显示预知各与会人的时间安排是否与会议时间冲突，往往可让会议安排工作变得更简单和更合理。使用A6协同提供的公告功能建立和发布新公告。教职员工还可以经常对教学中的问题、课程安排在主题讨论区等进行交流。还有一些常用通用的工作工具，如人员通迅录、个人通迅簿、万年历、计算器等等，更可以为工作带来很多便利和帮助。
五大提高
实施和培训只用了一天时间，爱因森很快就全面应用了用友致远的A6协同管理软件。在应用的一年时间里，A6协同已经成为爱因森日常教学管理中不可缺少的一部分。其具体效果有如下五方面表现：
1.效率高了：以往审批需要2天以上的，现在快得不到1小时就可以审批完成。
2.权责清晰了：扯皮的事情也少了，通过对事件的过程、结果管理，责任、义务一目了然。
3.主管、职工方便：学院主管可以随时随地了解和检查他关注的事件的进度，教职工可以如实汇报工作和查询需要领导或同事协同事件的进度和情况。
4.沟通顺畅了：讨论区为迅速、准确、全面传递信息提供了一个平台，解决了以前信息传递失误、不通畅、效率低的难题。
5.组织学习能力提高了：教职工可以及时查询他需要的知识。
如下图：利用讨论区来进行信息交流
